Consorzi Agrari d’Italia ottimizza la gestione documentale con Havant
L'esigenza
Consorzi Agrari d’Italia (CAI), realtà di riferimento per il supporto all’agricoltura italiana, gestisce ogni giorno un elevato volume di documenti provenienti da una rete capillare di agenzie distribuite sul territorio nazionale. Fatture, bolle, contratti e documentazione operativa rappresentano un patrimonio informativo strategico che richiedeva un approccio evoluto alla gestione documentale.
L’obiettivo di CAI era andare oltre la semplice digitalizzazione dell’archivio, creando un sistema in grado di acquisire, classificare, smistare e conservare automaticamente i documenti, riducendo al minimo gli interventi manuali e rendendo le informazioni immediatamente accessibili e utilizzabili dai processi aziendali.
La principale sfida riguardava la gestione di grandi volumi documentali caratterizzati da qualità eterogenea delle scansioni, barcode deteriorati o non leggibili e documenti provenienti da fonti differenti, elementi che rendevano complessa l’automazione completa del processo.
La soluzione
Per supportare il proprio percorso di trasformazione digitale, CAI ha scelto Havant come partner strategico adottando AI-Docs, la piattaforma proprietaria di Intelligenza Artificiale che ha permesso di gestire e valorizzare il patrimonio documentale aziendale.
Il progetto è stato sviluppato integrando tecnologie OCR e sistemi di riconoscimento barcode per automatizzare l’acquisizione e la classificazione dei documenti provenienti dalle filiali. Per superare i limiti delle tecnologie tradizionali, Havant ha successivamente introdotto un modulo avanzato di Artificial Intelligence e Machine Learning capace di interpretare il contenuto dei documenti anche in presenza di barcode mancanti, deteriorati o non correttamente leggibili.
Grazie all’analisi del contenuto testuale, AI-Docs è in grado di identificare automaticamente le informazioni rilevanti, classificare i documenti, assegnare i metadati necessari alla conservazione digitale a norma e indirizzare i documenti verso i corretti processi di gestione, garantendo elevati livelli di accuratezza e automazione.
Il risultato
L’adozione di AI-Docs ha consentito a CAI di ridurre drasticamente il numero di documenti anomali e di eliminare gran parte delle attività manuali legate alla verifica e classificazione documentale.
La piattaforma permette oggi di gestire in modo centralizzato e scalabile migliaia di documenti al giorno provenienti dalle agenzie coinvolte nel progetto, garantendo maggiore affidabilità, velocità operativa e qualità del dato.
L’automazione dei processi di classificazione, smistamento e conservazione ha migliorato significativamente l’efficienza operativa, rendendo il patrimonio documentale aziendale una risorsa strutturata, facilmente accessibile e pronta a supportare la crescita futura dell’organizzazione.
Grazie alla collaborazione con Havant, CAI dispone oggi di una piattaforma intelligente e scalabile, progettata per accompagnare l’estensione del progetto a tutte le oltre 300 agenzie presenti sul territorio nazionale.
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