Schneider Electric

L'esigenza

Schneider Electric sviluppa soluzioni e tecnologie connesse per gestire l’energia e i processi in maniera sicura, affidabile, efficiente e sostenibile. Con i suoi 170 anni di storia, 27 miliardi di fatturato e più di 160.000 collaboratori a livello globale è presente in Italia su otto aree commerciali, cinque siti industriali d’avanguardia, un Centro Logistico integrato e un centro assistenza clienti unico.

Per ottimizzare la propria gestione aziendale, Schneider Electric ha avviato un importante progetto di digitalizzazione all’interno dei propri processi amministrativi, affidandosi alle competenze di Havant in ambito di gestione documentale.

La soluzione

Il progetto prende il via con la digitalizzazione e successiva Conservazione Sostitutiva del ciclo attivo e passivo dell’azienda. In particolare i primi documenti interessati sono stati le fatture attive e passive, conferme d’ordine, DDT che sono stati archiviati e messi a disposizione degli utenti attraverso 2 portali dedicati (clienti e agenti) dai quali gli interessati possono richiamare i propri documenti e, attraverso Docsweb, la soluzione per la gestione documentale di Havant, visualizzarli e gestirli in tutta libertà, nel rispetto delle regole sulla privacy stabilite dall’azienda.

Anche i libri contabili, presenti nell’ERP aziendale SAP, sono stati in seguito coinvolti da questo progetto di dematerializzazione che negli anni ha visto aumentare le legal entity “digitali”.

Con l’evoluzione della normativa, Schneider Electric ha deciso di scegliere anche i servizi di Havant per la fatturazione elettronica alla PA, attraverso cui delegare totalmente la trasmissione dei dati riguardanti le transazioni con la Pubblica Amministrazione.

Il risultato

L’implementazione di Docsweb ha consentito a Schneider Electric di migliorare significativamente l’efficienza dei processi amministrativi e documentali, automatizzando la disponibilità dei documenti per clienti e agenti.

La piattaforma gestisce oggi oltre 750.000 documenti all’anno, garantendo maggiore rapidità di accesso alle informazioni, ottimizzazione delle attività operative e riduzione dei costi legati alla gestione cartacea.

Il progetto ha inoltre permesso di estendere progressivamente la digitalizzazione a nuovi documenti e società del Gruppo, confermando la scalabilità della soluzione e i benefici concreti ottenuti in termini di efficienza, controllo e ottimizzazione delle risorse.

Dicono
di noi

“Grazie al processo attuato all’interno della nostra azienda abbiamo ulteriormente migliorato l’efficienza della nostra gestione amministrativa. Mediante la soluzione realizzata con Havant i documenti sono immediatamente disponibili per i nostri clienti e agenti in maniera automatica. Il progetto realizzato, che coinvolge oltre 750.000 documenti all’anno, ci ha permesso di ottenere un importante risultato in termini di efficienza, ottimizzazione dei costi e delle risorse.”

“Come di consueto accade per i progetti di digitalizzazione dei processi di gestione documentale, i clienti apprezzano strada facendo i vantaggi che tali interventi comportano. Come nel caso di Schneider Electric, i documenti e le legal entity coinvolti dal progetto sono aumentati in corso d’opera, dimostrando la bontà della scelta fatta e dei concreti benefici che una soluzione come Docsweb può apportare alle aziende."