Solo Italia sempre più digitale ed efficiente, grazie ad Havant

Dal 1997, Solo Italia produce prodotti dolciari freschi e surgelati destinati alle principali catene di supermercati europee. Ogni giorno l’azienda riceve numerosi ordini da parte dei clienti, che devono essere acquisiti e trasformati rapidamente in richieste operative per la preparazione delle spedizioni verso i magazzini centrali.

L’elevato volume di attività e la crescente esigenza di velocità e precisione hanno reso necessario un aggiornamento del sistema di gestione degli ordini. L’obiettivo era automatizzare il processo di ricezione e inserimento dati, riducendo il lavoro manuale, abbattendo il margine di errore e velocizzando l’elaborazione delle richieste provenienti dai clienti.

La complessità era ulteriormente aumentata dalla varietà dei formati utilizzati per gli ordini, che potevano arrivare come file Excel, PDF, documenti testuali o immagini.

Per rispondere a queste esigenze, Havant ha progettato un nuovo processo digitale basato su tecnologia OCR (Optical Character Recognition), capace di raccogliere ed elaborare automaticamente i dati contenuti negli ordini.

La soluzione identifica e processa informazioni fondamentali come nome cliente, paese di destinazione, codice articolo, quantità, prezzo, numero ordine e date di consegna, indipendentemente dal formato del documento ricevuto.

Il sistema è stato progettato per garantire tempi di elaborazione estremamente rapidi: due server operano simultaneamente per assicurare il trasferimento dei dati ai sistemi aziendali entro meno di 30 minuti dalla ricezione degli ordini. Una volta estratte, le informazioni vengono caricate automaticamente sull’SFTP aziendale e trasferite al sistema ERP di destinazione, rendendo immediatamente disponibili gli ordini per le successive attività operative.

Un processo di digital transformation che ha abbattuto la possibilità di errore aumentato la percentuale di correttezza oltre il 94%, velocizzando il processo e dando la possibilità a Solo Italia di riposizionare il team dedicato su altre attività a più alto valore aggiunto.

Prima
Processo manuale per l’inserimento delle righe d’ordine
4 persone necessarie per l’imputazione
1700 righe d’ordine al giorno

Dopo
Processo digitalizzato OCR inserimento righe d’ordine
1 persona necessaria per la verifica e la correzione
1700 righe d’ordine al giorno