Digital Legal & Compliance

Docsweb Digital Legal & Compliance è la soluzione che supporta le aree legali, governance e qualità delle aziende, facilitando la definizione delle procedure aziendali, la gestione dei contratti, il controllo qualità di prodotto e di processo.

La piattaforma consente di centralizzare documenti, workflow e responsabilità, supportando l’intero ciclo di vita di contratti, procedure, policy e attività di compliance, in un unico ambiente sicuro e conforme alle normative vigenti.
La tecnologia push integrata permette di coinvolgere attori esterni ed interni all’azienda, facilitandone la comunicazione.

Digital Legal & Compliance per l’area Legal

La piattaforma è in grado di gestire l’intero processo legato al Contract Lifecycle Management: dalla creazione e approvazione del contratto, fino alla negoziazione delle clausole contrattuali; dalla revisione e approvazione fino alla firma e archiviazione e infine il rinnovo, garantendo il monitoraggio continuo delle diverse fasi del documento.
È inoltre possibile gestire documenti legati all’Intellectual Property (brevetti, NDA…)  oltre a contenziosi e atti, accedendo in ogni momento a un repository centralizzato.

DocsWeb Digital Legal & Compliance gestisce l’intero ciclo di vita del contratto, dalla creazione alla chiusura:

Creazione e approvazione

Definizione di termini, condizioni, responsabilità e obblighi delle parti, con gestione di nuove versioni, modifiche o cancellazioni.

Negoziazione del contratto

Tracciamento puntuale di tutte le modifiche attraverso un registro digitale e strumenti che facilitano la collaborazione e la comunicazione tra le parti coinvolte.

Revisione e approvazione

Workflow strutturati con diversi livelli di approvazione (in base alla complessità del contratto) e piena visibilità sullo stato delle attività.

Firma ed esecuzione

Integrazione con i processi di firma per rendere il contratto legalmente vincolante, con piena tracciabilità delle approvazioni.

Archiviazione e conservazione

Conservazione sicura dei documenti, nel rispetto delle normative e delle policy aziendali.

Monitoraggio, rinnovo o chiusura

Controllo continuo delle scadenze contrattuali, alert automatici e supporto alle decisioni di rinnovo, rinegoziazione o chiusura del contratto.

Digital Legal & Compliance per l’area Governance

La soluzione supporta nella gestione di policy, regolamenti e procedure aziendali, seguendo l’intero processo di creazione, approvazione e pubblicazione dei documenti fino alla revisione periodica, controllo e monitoraggio delle scadenze.

Inserimento della nuova procedura

Creazione della scheda procedura con codice, descrizione e documento associato, collegata a direzioni, funzioni e team di riferimento.

Workflow di approvazione e firma

Avvio automatico di workflow tracciati, con log delle attività e coinvolgimento degli utenti competenti.

Revisione collaborativa

Co-editing in cloud, notifiche automatiche e gestione strutturata delle revisioni fino alla conclusione dei lavori.

Pubblicazione e diffusione

Pubblicazione del documento approvato sulla piattaforma, con stato aggiornato e piena consultabilità.

Presa visione tracciata

Richiesta di presa visione agli utenti coinvolti, con conferma registrata e verificabile a sistema.

Docsweb Digital Legal & Compliance per l’area Qualità

La piattaforma supporta con un’interfaccia intuitiva il lavoro quotidiano dei dipartimenti dedicati alla qualità di prodotto/processo partendo dalla raccolta di documenti e norme, creando documenti tecnici, gestendo certificazioni e supportando nell’ingaggio degli stakeholder (tecnologia push) fino all’approvazione finale. È particolarmente utile nella gestione delle non conformità.