Articolo – Digital Trust nell’era dell’AI: perché l’affidabilità dei processi è diventata essenziale

Ogni giorno le aziende identificano clienti e fornitori, approvano ordini, sottoscrivono contratti, trasmettono fatture, condividono dati riservati e affidano attività operative a sistemi automatici. Questi passaggi producono valore soltanto se tutte le parti possono fare affidamento sull’identità di chi agisce, sull’integrità delle informazioni e sulla possibilità di ricostruire ciò che è avvenuto.

È questo il campo del Digital Trust: l’insieme di tecnologie, regole e controlli che rende affidabili le relazioni digitali tra persone, imprese, sistemi e, sempre più spesso, agenti AI. Non è quindi un servizio isolato e non coincide con la sola firma elettronica. È una caratteristica dell’intero processo aziendale.

La digitalizzazione ha eliminato molti passaggi fisici, ma ha anche rimosso alcuni segnali con cui eravamo abituati a riconoscere persone e documenti. In una relazione a distanza non basta vedere un nome in un’email o un logo su un portale: entrambi possono essere imitati. Allo stesso modo, un file può essere copiato, modificato o inoltrato senza che le alterazioni siano immediatamente visibili.

Il problema cresce perché i processi attraversano più organizzazioni e più canali. Il processo di predisposizione di un contratto può essere avviato a partire dai dati presenti nel CRM, proseguire attraverso revisioni e approvazioni gestate tramite email, essere firmato da remoto e infine archiviato e conservato in un altro sistema. Una fattura può transitare tra fornitore, piattaforma di interscambio, ERP e conservazione. Se ogni fase viene gestita separatamente, si creano discontinuità che riducono la qualità dell’evidenza.

Anche l’intelligenza artificiale rende il tema più urgente: i contenuti generati artificialmente possono aumentare la credibilità di frodi e impersonificazioni. Dal 2 agosto 2026, inoltre, l’articolo 50 dell’AI Act prevede specifici obblighi di trasparenza per alcuni sistemi interattivi e contenuti generati o manipolati dall’AI. È un ulteriore motivo per rafforzare identificazione, provenienza e verificabilità delle informazioni.

Per le imprese, la domanda non è più soltanto «il processo è digitale?», ma «possiamo dimostrare che il processo è affidabile, anche quando viene eseguito a distanza o in modo automatizzato?».

Un processo digitale affidabile deve produrre evidenze coerenti lungo tutto il suo ciclo di vita. A seconda del rischio e del contesto normativo, l’organizzazione dovrebbe poter ricostruire almeno questi elementi:

• Identità delle parti: chi ha presentato una richiesta, approvato un’attività, firmato un documento o operato per conto dell’organizzazione.
• Titolo e autorizzazioni: con quale ruolo e con quali poteri la persona o il sistema ha compiuto quella specifica azione.
• Provenienza e integrità: da quale fonte arriva il documento e se il contenuto è rimasto integro dopo la sua produzione o sottoscrizione.
• Volontà del firmatario: quale documento è stato presentato, quali informazioni sono state mostrate e attraverso quale percorso è stato espresso il consenso.
• Data e sequenza delle attività: quando sono avvenuti invio, accesso, approvazione, firma, consegna e conservazione.
• Intervento dei sistemi automatici: quando un contenuto, un controllo o una decisione sono stati generati o supportati automaticamente e quale supervisione è stata applicata.
• Conservazione dell’evidenza: dove vengono mantenuti documento, metadati, log e informazioni necessarie a provarne autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità nel tempo.

Queste informazioni non dovrebbero essere ricostruite a posteriori sommando email, screenshot e registri separati. Devono essere generate dal processo stesso e mantenute in modo coerente. È qui che workflow, identità digitale, servizi fiduciari, gestione documentale, sicurezza e conservazione smettono di essere componenti indipendenti e diventano un’unica architettura di fiducia.

La firma elettronica è uno degli strumenti più visibili del Digital Trust, ma interviene in un momento specifico. Prima della firma occorre identificare correttamente la persona, predisporre il documento, verificare dati e autorizzazioni e scegliere il livello di firma adeguato. Dopo la firma occorre consegnare, tracciare, conservare e rendere disponibile l’evidenza.

Il quadro eIDAS distingue firme elettroniche semplici, avanzate e qualificate. Il regolamento stabilisce che una firma elettronica non possa essere privata di effetti giuridici e ammissibilità come prova soltanto perché elettronica; la firma elettronica qualificata ha, in tutti gli Stati membri, l’effetto giuridico equivalente a quello della firma autografa. Questo non significa che ogni processo richieda sempre il livello più elevato: la scelta deve dipendere da rischio, valore della transazione, normativa applicabile e necessità probatoria.

Il Digital Trust è piuttosto un ecosistema di livelli che lavorano insieme lungo tutto il ciclo di vita di un processo:

Il principio è semplice: più il processo è critico, distribuito o automatizzato, meno è sufficiente affidarsi a un singolo controllo. La fiducia nasce dalla combinazione di più garanzie coerenti.

Il quadro di riferimento è il Regolamento (UE) 2024/1183, noto come eIDAS 2.0, entrato in vigore a maggio 2024. Aggiorna il Regolamento eIDAS del 2014 e introduce un cambio di paradigma: ogni Stato membro deve mettere a disposizione di cittadini, residenti e imprese almeno un European Digital Identity Wallet, un portafoglio digitale per identificarsi online e offline, condividere attestazioni verificate e firmare documenti elettronicamente.

Il wallet potrà contenere, oltre ai dati di identificazione personale, attestazioni elettroniche di attributi come patente, titoli di studio, abilitazioni professionali o coordinate bancarie. L’utente sceglie quali informazioni condividere e con chi, e la creazione di firme elettroniche qualificate per uso non professionale sarà gratuita. Per le aziende significa poter ricevere dati già verificati alla fonte, riducendo controlli manuali, errori e margini di frode.

Le scadenze

Il Digital Trust diventa tangibile quando lo si osserva dentro i processi di tutti i giorni. Ecco tre ambiti in cui fa la differenza tra un processo semplicemente digitale e uno davvero affidabile.

Onboarding di clienti, dipendenti e fornitori

Aprire un rapporto con un nuovo cliente, assumere un collaboratore, qualificare un fornitore: in tutti questi casi il primo passo è verificare con chi si ha a che fare. Un onboarding digitale affidabile combina:

• identificazione con livello di garanzia adeguato al rischio, tramite SPID, CIE, riconoscimento da remoto con verifica del documento e della persona e, a breve, EUDI Wallet e IT-Wallet;
• acquisizione automatica e verifica dei documenti, con controlli di coerenza tra dati dichiarati, visure e documenti caricati, così da intercettare falsificazioni digitali e identità sintetiche;
• raccolta strutturata di consensi, dichiarazioni e attestazioni, collegati in modo univoco al soggetto identificato;
• fascicolo digitale unico, che conserva tutte le evidenze e le rende disponibili in caso di audit o controllo.

Il risultato è un processo più rapido per l’utente e più solido per l’azienda, pronto a integrare le attestazioni verificate che arriveranno dai wallet europei.

Contratti, approvazioni e firme

Contratti di vendita, accordi quadro con i fornitori, lettere di assunzione, delibere, ordini e approvazioni interne: è qui che si concentra il rischio di impersonificazione. Un processo di firma affidabile prevede:

• scelta del tipo di firma in base al valore giuridico richiesto, dalla firma elettronica semplice per le approvazioni a basso rischio fino alla firma qualificata, equiparata alla firma autografa;
• verifica dei poteri di firma e delle deleghe, per evitare che un documento valido sia firmato da chi non ne ha titolo;
• workflow di approvazione tracciati, con sequenze, scadenze e responsabilità definite, che rendono impossibile “saltare” un passaggio;
• marca temporale e sigillo per fissare data certa e integrità del documento firmato.

Scambi B2B, fatturazione elettronica e documenti da preservare

Ordini, documenti di trasporto, fatture, contratti di fornitura, certificazioni di prodotto: le interazioni tra imprese generano un volume enorme di documenti che devono essere autentici al momento dell’invio e dimostrabili negli anni.

• Sigilli elettronici per garantire l’origine dei documenti emessi in modo massivo dall’azienda.
• Canali di trasmissione certificati, come PEC, recapito elettronico qualificato e Sistema di Interscambio, che provano invio e ricezione.
• Integrazione con i gestionali, perché i dati che viaggiano nei documenti siano gli stessi registrati in contabilità e logistica.
• Conservazione digitale a norma, che mantiene valore legale e integrità di fatture, contratti e documenti firmati per tutta la durata prevista dalla legge.

Con l’arrivo della fattura elettronica europea per le operazioni intra-UE nel 2030, questo ambito è destinato a diventare ancora più centrale anche per le imprese che oggi operano prevalentemente sul mercato nazionale.

Grazie alle competenze integrate delle società del Gruppo, Havant presidia le diverse componenti della fiducia digitale: dall’identificazione alla firma, dalla gestione documentale alla conservazione, fino alla protezione e al governo dei dati.

Il valore non sta nel singolo strumento, ma nella capacità di collegarli come livelli di un unico processo verificabile, in cui ogni passaggio produce evidenze che alimentano il successivo:

• Identità digitale e servizi fiduciari: il Gruppo mette a disposizione servizi per verificare l’identità delle parti e sostenere il valore probatorio delle transazioni attraverso firme, sigilli, marche temporali, recapito elettronico e altre evidenze digitali, secondo il livello di garanzia richiesto dal processo.
• Firma elettronica e identifcazione: soluzioni integrate permettono di gestire firma elettronica semplice, avanzata e qualificata, identificazione tramite SPID, CIE o riconoscimento da remoto, autenticazione forte, marche temporali e workflow con audit trail, anche nei processi massivi.
• Gestione documentale e processi: Docsweb, piattaforma di Intelligent Process & Content Automation, governa l’acquisizione, la classificazione, le versioni, gli accessi e le approvazioni, integrandosi con ERP, CRM e sistemi HR. Le attività automatizzate restano così inserite in workflow tracciabili e verificabili.
• Conservazione digitale: documenti, firme, metadati e registri vengono mantenuti integri, leggibili e reperibili nel tempo, chiudendo il ciclo dell’evidenza.
• Data Governance e Data Sovereignty: qualità, coerenza, accessibilità e localizzazione delle informazioni vengono governate lungo tutto il processo, definendo dove risiedono i dati e chi può utilizzarli.
• Cybersecurity e compliance: assessment, monitoraggio e servizi di sicurezza proteggono identità, sistemi e dati, supportando l’adeguamento a normative e standard come NIS2, DORA, GDPR e ISO 27001.

A questi si aggiunge un elemento distintivo nell’era dell’AI: Havant è stata la prima azienda certificata ISO/IEC 42001, lo standard internazionale per i sistemi di gestione dell’intelligenza artificiale. Una garanzia in più per chi vuole introdurre l’automazione nei processi documentali senza rinunciare a controllo e trasparenza.

Il risultato è un processo end-to-end in cui l’identità verificata in onboarding segue il soggetto fino alla firma, la firma resta legata al documento e alla sua versione, e tutto confluisce in conservazione con il proprio corredo di evidenze: un processo che non è solo digitale, ma dimostrabile.

Prima di investire in nuovi strumenti, vale la pena fotografare il punto di partenza. Ecco otto domande operative da porsi, processo per processo:

1. Sappiamo identificare con certezza chi compie ogni azione e con quale ruolo?
2. Possiamo dimostrare che il documento approvato è esattamente quello firmato?
3. Utilizziamo il livello di firma e identificazione adeguato al rischio del processo?
4. Workflow e soglie autorizzative sono configurati nei sistemi o dipendono da scambi informali?
5. Riusciamo a ricostruire date, versioni, accessi, approvazioni e consegne senza cercare evidenze in più applicazioni?
6. Le attività automatizzate sono riconoscibili, autorizzate e soggette a supervisione quando necessario?
7. Documenti, log e metadati vengono conservati mantenendone autenticità, integrità, leggibilità e reperibilità?
8. I processi restano affidabili anche quando coinvolgono fornitori, piattaforme esterne o controparti di altri Paesi?

Se anche una sola risposta è incerta, il processo è digitale ma non ancora pienamente dimostrabile. È il momento giusto per intervenire: le scadenze europee si avvicinano e i rischi di frode, impersonificazione e perdita delle evidenze sono già concreti.