Governare l’intero ciclo di vita dei contratti in un gruppo internazionale del Beauty Retail

Un primario gruppo internazionale del Beauty Retail, con una presenza capillare sul territorio italiano attraverso circa 370 punti vendita e 2.000 dipendenti, aveva l’esigenza di rendere più strutturata ed efficiente la gestione dei contratti della propria sede centrale.

In un’organizzazione di queste dimensioni, caratterizzata da numerosi rapporti con clienti e fornitori, il contratto rappresenta un patrimonio informativo strategico che deve essere governato lungo tutte le sue fasi. La necessità era quindi andare oltre la semplice archiviazione dei documenti e introdurre un modello capace di accompagnarne l’intero ciclo di vita.

Tra le principali esigenze emergevano la possibilità di centralizzare i modelli contrattuali, semplificare la predisposizione dei nuovi documenti, mantenere visibilità sulle diverse versioni e monitorare puntualmente scadenze e attività collegate ai contratti.

A questo si aggiungeva la volontà di digitalizzare anche le fasi finali del processo, integrando la firma elettronica e la conservazione digitale, così da creare un flusso continuo dalla generazione del contratto alla sua sottoscrizione e gestione nel tempo.

Per rispondere a queste esigenze, il Gruppo ha scelto Havant per implementare una soluzione di Contract Lifecycle Management (CLM) dedicata alla sede centrale e alla gestione dei rapporti contrattuali con clienti e fornitori.

La soluzione consente innanzitutto di creare un archivio centralizzato dei template contrattuali, mettendo a disposizione degli utenti modelli condivisi e organizzati da utilizzare come punto di partenza per la predisposizione dei nuovi documenti.

Attraverso le funzionalità di Document Composition, la creazione dei contratti viene inserita all’interno di un processo più strutturato, riducendo le attività manuali e favorendo maggiore uniformità nella produzione della documentazione.

Particolare attenzione è stata dedicata anche alla gestione delle versioni, consentendo agli utenti di mantenere visibilità sullo storico del contratto e sulla sua evoluzione nel corso delle diverse fasi di lavorazione.

Il sistema prevede inoltre alert automatici sulle scadenze, permettendo di presidiare in maniera più puntuale date e termini rilevanti e riducendo il rischio che rinnovi, cessazioni o altre attività collegate al contratto non vengano gestiti nei tempi previsti.

Il processo viene completato dall’integrazione con AgileSign, che permette di gestire digitalmente la firma dei contratti, e dalla successiva conservazione digitale, ricomponendo all’interno di un unico modello l’intero ciclo di vita della documentazione contrattuale.

Un elemento determinante nella scelta è stato infine la semplicità di utilizzo della soluzione: un’interfaccia user-friendly e una curva di apprendimento contenuta risultano particolarmente importanti per favorire l’adozione del nuovo modello da parte degli utenti e renderlo parte integrante dell’operatività quotidiana.

L’implementazione del CLM consente al Gruppo di passare a una gestione dei contratti più centralizzata, strutturata e facilmente governabile, creando un unico punto di riferimento per la documentazione contrattuale della sede centrale.

La disponibilità di template condivisi e delle funzionalità di Document Composition permette di rendere più uniforme la predisposizione dei contratti, mentre lo storico delle versioni garantisce maggiore visibilità sull’evoluzione dei documenti.

Gli alert sulle scadenze rafforzano il presidio del patrimonio contrattuale, consentendo di anticipare le attività necessarie e di ridurre il rischio legato a scadenze non correttamente monitorate.

L’integrazione con AgileSign permette inoltre di inserire la firma elettronica direttamente nel processo, mentre la conservazione digitale completa il ciclo di vita del contratto una volta conclusa la sottoscrizione.

Il risultato è un modello di Contract Management end-to-end, nel quale creazione, versioning, monitoraggio, firma e conservazione non vengono più affrontati come momenti separati, ma come parti di un unico processo digitale.

Per un grande gruppo del Beauty Retail, questo significa disporre di una base più solida per governare un patrimonio contrattuale complesso, migliorando il controllo e la continuità dei processi senza aumentare la complessità per gli utenti.