Education

Il settore Education — università, accademie ed enti di alta formazione — sta ridefinendo il proprio modo di operare: crescita dell’offerta online, maggiore internazionalizzazione, attenzione a trasparenza e qualità. A tutto questo si affianca un carico amministrativo rilevante, concentrato in finestre temporali molto precise.

In questo scenario, la digitalizzazione dei processi amministrativi consente alle istituzioni di semplificare le attività che assorbono più tempo e risorse: i processi di iscrizione, la gestione dei pagamenti, i portali dedicati all’amministrazione e alla didattica, la firma elettronica, l’assunzione dei docenti, la gestione dei test d’ingresso e degli esami, il riconoscimento degli utenti nelle procedure a distanza.

Attraverso Docsweb AI, la piattaforma Havant per la gestione documentale e dei processi, le istituzioni educative possono digitalizzare i processi che ruotano attorno al percorso dello studente e alla gestione amministrativa.

La piattaforma permette di:

• Gestire in modo digitale domande di iscrizione, richieste e pratiche degli studenti
• Centralizzare la posizione amministrativa di ogni studente, sempre aggiornata e consultabile
• Gestire la documentazione amministrativa dell’istituzione, dai contratti ai verbali degli organi collegiali
• Automatizzare i flussi tra segreterie, dipartimenti e uffici coinvolti
• Ridurre errori e duplicazioni nella gestione delle pratiche

Iscrizioni a distanza, corsi online e prove svolte in modalità telematica richiedono di sapere con certezza chi si ha di fronte.

Le soluzioni Havant di identità digitale e riconoscimento da remoto consentono di:

• Identificare in modo sicuro studenti e candidati senza la loro presenza fisica
• Rendere possibili iscrizioni e procedure di selezione completamente online
• Ridurre spostamenti, code e tempi di lavorazione delle pratiche
• Garantire conformità normativa e protezione dei dati personali

Nel mondo dell’istruzione, quasi ogni processo si conclude con una sottoscrizione. Le soluzioni di firma digitale ed elettronica di Havant permettono di:

• Sottoscrivere verbali, convenzioni di tirocinio e accordi con enti e imprese
• Raccogliere in modo semplice i consensi di tutti gli utenti coinvolti nei processi dell’istituzione
• Gestire con la firma massiva contratti e incarichi di docenti e collaboratori, anche in prossimità dell’avvio dell’anno
• Garantire validità legale, tracciabilità e riduzione dell’uso della carta

Diplomi, verbali d’esame, carriere e certificazioni devono poter essere rintracciati e opponibili anche a distanza di molti anni.

Le soluzioni Havant di conservazione digitale a norma garantiscono:

• Integrità, autenticità e reperibilità dei documenti nel tempo
• Conformità alle normative vigenti sulla conservazione dei documenti informatici
• Rapido accesso in caso di richieste degli interessati, verifiche e controlli

Iscrizioni, riconoscimento dei titoli, selezioni e pratiche amministrative generano ogni anno grandi volumi di documenti eterogenei.

L’Intelligenza Artificiale integrata nelle soluzioni Havant permette di:

• Estrarre automaticamente i dati da domande di iscrizione, documenti d’identità, titoli di studio e certificazioni, alimentando i gestionali senza data entry manuale
• Verificare completezza e coerenza della documentazione, segnalando subito pratiche incomplete o anomalie
• Classificare e smistare automaticamente richieste e documenti verso l’ufficio competente, anche nei picchi di iscrizioni e sessioni d’esame
• Interrogare in linguaggio naturale l’archivio documentale (regolamenti, delibere, contratti, verbali) per trovare rapidamente le informazioni
• Supportare la regolarità di test ed esami, rilevando comportamenti anomali dei candidati

Tutte le soluzioni sono sviluppate con attenzione a governance, trasparenza e GDPR compliance.

Per la gestione di test d’ingresso, selezioni ed esami, Havant propone Concorsi Sicuri, la piattaforma proprietaria che consente di gestire prove sia da remoto sia in presenza, svolte tramite PC. Grazie anche all’integrazione dell’Intelligenza Artificiale, la soluzione permette di individuare automaticamente eventuali comportamenti anomali dei candidati, garantendo maggiore sicurezza, equità e affidabilità dei processi di selezione.

Sistemi e dati di scuole e università sono un bersaglio sempre più frequente per gli attacchi informatici. Havant integra competenze di cybersecurity e system management per proteggere le informazioni, garantire la continuità dei servizi digitali e assicurare l’affidabilità delle infrastrutture, anche nei periodi di massimo carico.