SmartEX semplifica la gestione delle note spese in un Beauty Retail con 130 punti vendita

Un’importante realtà internazionale del Beauty Retail, presente sul territorio italiano con una rete omnicanale di circa 130 punti vendita e oltre 1.000 dipendenti, aveva l’esigenza di rendere più efficiente e flessibile il processo di gestione e approvazione delle note spese.

La struttura organizzativa tipica del retail presentava infatti una complessità specifica: i dipendenti non operano necessariamente sempre nello stesso punto vendita e possono spostarsi tra store differenti. Di conseguenza, anche il responsabile incaricato di approvare le spese può cambiare nel tempo.

Un workflow approvativo basato su associazioni statiche tra dipendente, punto vendita e responsabile non era quindi sufficiente a rappresentare correttamente l’organizzazione e rischiava di generare errori di assegnazione, rallentamenti e attività manuali per indirizzare ogni nota spese verso il corretto approvatore.

L’esigenza era introdurre un modello più flessibile, capace di adattare automaticamente il processo autorizzativo alla struttura organizzativa e ai cambiamenti nella rete.

Havant ha affiancato l’azienda attraverso l’implementazione di SmartEX, configurando la soluzione sulle specifiche esigenze di un’organizzazione retail distribuita sul territorio.

Elemento centrale del progetto è stata la realizzazione di un workflow approvativo dinamico, nel quale l’individuazione del manager responsabile non è legata rigidamente a un singolo punto vendita, ma viene determinata in funzione dell’utenza coinvolta nel processo.

In questo modo, quando un dipendente presenta una nota spese, SmartEX è in grado di indirizzare il flusso verso il corretto responsabile secondo le regole organizzative definite, anche quando l’utente cambia punto vendita o referente.

La soluzione consente così di mantenere il processo coerente con una struttura organizzativa in continua evoluzione, evitando di dover intervenire manualmente sul workflow ogni volta che cambia l’assegnazione di un dipendente.

La capacità di adattare SmartEX alle specifiche esigenze organizzative del Gruppo è stata proprio uno degli elementi determinanti nella scelta di Havant.

L’introduzione di SmartEX ha permesso di trasformare la gestione delle note spese in un processo più flessibile e coerente con le dinamiche operative di una grande rete retail.

Il workflow dinamico consente di gestire in maniera più efficace la mobilità dei dipendenti tra i diversi punti vendita, indirizzando le richieste verso il responsabile previsto dalle regole organizzative senza vincolare il processo a una struttura approvativa statica.

L’azienda può così governare in modo più strutturato le note spese di un’organizzazione composta da oltre 1.000 dipendenti e 130 punti vendita, riducendo la necessità di interventi manuali legati ai cambiamenti organizzativi e rendendo più fluido il processo di approvazione.

Il progetto dimostra inoltre come la digitalizzazione di un processo apparentemente standard come quello delle note spese possa richiedere un elevato livello di flessibilità e personalizzazione quando viene applicato a organizzazioni retail complesse e distribuite sul territorio.