Carglass digitalizza le note spese tra sede e rete di centri affiliati

Carglass, importante gruppo internazionale dell’Automotive Aftermarket, specializzato nei servizi di assistenza attraverso una rete capillare di centri sul territorio, aveva l’esigenza di ripensare la gestione delle note spese per adattarla alla propria articolata struttura organizzativa.

Con circa 830 dipendenti, un modello che combina centri di assistenza diretti e una rete di circa 400 centri affiliati, l’organizzazione doveva infatti gestire due esigenze differenti all’interno dello stesso processo.

Da una parte era necessario digitalizzare la gestione tradizionale delle note spese dei dipendenti della sede centrale; dall’altra occorreva costruire un flusso specifico per la rete, capace di raccogliere e rendicontare separatamente le spese sostenute dai singoli centri affiliati e consentirne l’invio giornaliero.

La sfida era quindi individuare una soluzione sufficientemente flessibile da supportare entrambi i modelli, semplificando l’operatività degli utenti e garantendo al tempo stesso maggiore controllo e tracciabilità sull’intero processo.

Havant ha accompagnato Carglass nella digitalizzazione del processo attraverso SmartEX, configurando la soluzione per rispondere alle differenti modalità operative della sede e della rete di centri affiliati.

Per la sede centrale è stato introdotto un processo digitale per la gestione delle note spese, attraverso il quale gli utenti possono rendicontare le proprie trasferte e i relativi giustificativi all’interno di un ambiente semplice e intuitivo.

Parallelamente è stato realizzato un flusso dedicato alla rete, progettato per consentire a ciascun centro affiliato di rendicontare le proprie spese e trasmetterle quotidianamente, mantenendo una gestione distinta e strutturata delle informazioni riferite ai singoli centri.

Il processo è stato completato con la conservazione digitale delle note spese e l’introduzione della Firma Elettronica Qualificata (FEQ), consentendo di gestire digitalmente anche le fasi conclusive del ciclo documentale.

La facilità di utilizzo della piattaforma, insieme all’esperienza di Havant nella digitalizzazione dei processi e alla sostenibilità economica della proposta, ha rappresentato un elemento determinante nella scelta della soluzione.

L’introduzione di SmartEX ha permesso al Gruppo Carglass di ricondurre all’interno di un unico modello digitale due modalità di gestione delle note spese profondamente differenti, rispondendo sia alle esigenze della struttura centrale sia a quelle di una rete estesa di circa 400 centri affiliati.

La digitalizzazione ha reso più semplice la raccolta e la rendicontazione delle spese, consentendo al contempo di mantenere una gestione puntuale delle informazioni relative ai singoli centri e di supportare il flusso giornaliero proveniente dalla rete.

L’integrazione tra gestione della nota spese, firma elettronica qualificata e conservazione digitale ha inoltre permesso di costruire un processo maggiormente strutturato e tracciabile, riducendo la dipendenza da attività manuali e semplificando l’operatività degli utenti.