Dalla firma alla conservazione digitale: governare i documenti di un prestigioso club sportivo

Uno dei più prestigiosi e storici club calcistici italiani, realtà di rilevanza internazionale nel settore dello sport e dell’entertainment, aveva avviato un percorso di digitalizzazione dei processi di sottoscrizione attraverso l’utilizzo di DocuSign.

L’introduzione della firma elettronica aveva però fatto emergere una nuova esigenza: come gestire e preservare nel tempo i documenti una volta completato il processo di firma?

Il Club disponeva già di centinaia di documenti storici sottoscritti elettronicamente e prevedeva una crescita significativa dei volumi, potenzialmente fino a migliaia o decine di migliaia di nuovi documenti ogni anno. Era quindi necessario costruire un sistema sufficientemente strutturato e scalabile per accompagnare questa evoluzione.

L’esigenza era superare l’utilizzo di SharePoint come archivio dei documenti firmati tramite DocuSign, introducendo un ambiente dedicato che permettesse di centralizzare la documentazione e inviarla automaticamente in Conservazione Digitale a norma AgID.

L’obiettivo era quindi completare il ciclo di vita digitale del documento, garantendo nel tempo autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità della documentazione informatica.

Per rispondere a questa esigenza, Havant ha progettato un modello integrato di archiviazione e Conservazione Digitale, collegato direttamente alla piattaforma DocuSign già utilizzata dal Club.

Il progetto prevede l’introduzione di EasyDocsweb come piattaforma centralizzata di archiviazione e di un connettore dedicato con DocuSign. Una volta completato il processo di sottoscrizione, documenti e relativi metadati possono essere importati automaticamente nel nuovo archivio e successivamente indirizzati verso il sistema di conservazione.

Il processo è stato configurato per consentire di selezionare i documenti da portare in conservazione sulla base della tipologia di firma utilizzata, prevedendo nello specifico il trattamento dei documenti sottoscritti con FEA e FEQ.

La documentazione viene quindi trasferita in un ambiente dedicato, certificato e segregato, una vera e propria “cassaforte digitale”, nella quale viene preservata nel rispetto dei requisiti previsti dalla normativa.

Il progetto non riguarda soltanto i nuovi documenti. È stato previsto anche il recupero dello storico dei documenti già firmati tramite DocuSign, con scaricamento dalla piattaforma, archiviazione in EasyDocsweb e successiva messa in conservazione a norma AgID.

In questo modo viene costruita una continuità tra il patrimonio documentale già esistente e quello che sarà prodotto in futuro, evitando la creazione di archivi separati e introducendo un unico modello di gestione.

Il progetto consente al Club di completare il percorso di digitalizzazione avviato con la firma elettronica, estendendolo alla gestione dell’intero ciclo di vita dei documenti sottoscritti.

L’integrazione tra DocuSign, EasyDocsweb e il servizio di Conservazione Digitale permette di automatizzare il passaggio dalla firma all’archiviazione e alla successiva conservazione, riducendo le attività manuali e creando un processo più strutturato.

La sostituzione di SharePoint nell’ambito dell’archiviazione dei documenti firmati consente inoltre di disporre di un repository specificamente progettato per la gestione documentale, nel quale documenti e metadati vengono organizzati prima dell’invio al sistema di conservazione.

Il servizio di conservazione garantisce nel tempo integrità e leggibilità dei documenti e mantiene insieme alla documentazione anche i relativi metadati e le aggregazioni documentali. Un portale dedicato permette inoltre di consultare i pacchetti di archiviazione inviati in conservazione.

Il recupero dello storico permette infine di ricondurre anche la documentazione precedente all’interno dello stesso modello, mentre l’architettura individuata crea le condizioni per sostenere la crescita futura dei volumi documentali.

Il risultato è un processo più sicuro, conforme, automatizzato e scalabile, nel quale la firma elettronica non rappresenta più la conclusione del processo documentale, ma una delle fasi di un ciclo digitale completo che accompagna il documento dalla sottoscrizione alla sua preservazione nel tempo.