Digital HR in una primaria compagnia assicurativa internazionale

Una primaria compagnia assicurativa internazionale, attiva nei settori del risparmio, della previdenza e degli investimenti, aveva l’esigenza di rendere più efficace ed efficiente la gestione dei processi e dei documenti della Direzione Risorse Umane.

L’organizzazione utilizzava già applicativi dedicati alla gestione del personale per attività quali payroll, rilevazione presenze e note spese, ma cercava una piattaforma in grado di affiancare questi sistemi e centralizzare la componente documentale e di processo dell’area HR, senza sostituire gli strumenti esistenti.

L’obiettivo era creare un ambiente unico attraverso cui governare l’intero patrimonio documentale relativo ai collaboratori, semplificando attività che coinvolgono HR, manager e dipendenti e introducendo workflow strutturati per processi quali hiring, raccolta documentale, predisposizione dei documenti e firma elettronica.

Particolare attenzione era inoltre richiesta alla conservazione nel tempo della documentazione con valore amministrativo e probatorio, compresi i documenti firmati digitalmente e i giustificativi delle note spese.

Havant ha implementato Docsweb Digital HR, costruendo un ambiente centralizzato per la gestione dei principali processi documentali legati al ciclo di vita del collaboratore.

Il primo elemento è rappresentato dall’Anagrafica dei Collaboratori, alimentata attraverso l’importazione delle informazioni provenienti dai sistemi HR esistenti e arricchita con ulteriori dati utili alla gestione del rapporto di lavoro.

A ciascun collaboratore viene associato un Fascicolo Digitale, all’interno del quale HR può organizzare e consultare documenti, informazioni personali e contrattuali. Il fascicolo consente di classificare la documentazione per tipologia, gestire differenti livelli di accesso e governare richieste di nuovi documenti, scadenze e attività da completare.

La piattaforma digitalizza inoltre il processo di hiring, strutturando i diversi passaggi che precedono l’ingresso del nuovo collaboratore. Il workflow coinvolge le figure HR previste dal processo e consente di raccogliere le informazioni necessarie, predisporre la documentazione e accompagnare progressivamente il candidato fino alla formalizzazione del rapporto.

Un ulteriore tassello riguarda la Document Composition. Docsweb consente di generare automaticamente documenti sulla base di template predefiniti, utilizzando le informazioni già disponibili nell’anagrafica del collaboratore. Nel progetto sono previsti tre modelli documentali, riducendo così la necessità di compilazioni manuali e garantendo maggiore uniformità nella produzione dei documenti HR.

Il progetto integra anche AgileSign per la firma elettronica, consentendo di inviare i documenti ai soggetti coinvolti nei processi di sottoscrizione e successivamente ricondurli all’interno del fascicolo digitale del collaboratore.

A completamento del ciclo documentale, Havant ha previsto la conservazione digitale a norma AgID dei documenti firmati e dei giustificativi delle note spese provenienti dall’applicativo già utilizzato dall’azienda. L’offerta prevede infatti anche la configurazione dei flussi necessari per portare questa documentazione nel sistema di conservazione.

Con Docsweb Digital HR, la compagnia può ricondurre all’interno di un unico ambiente la gestione di anagrafiche, fascicoli, documenti e workflow HR, creando un modello più strutturato e facilmente governabile.

La centralizzazione del Fascicolo Digitale consente alla funzione HR di disporre di una vista completa sulla documentazione del collaboratore, riducendo la dispersione delle informazioni tra sistemi, file e attività manuali.

La digitalizzazione dell’hiring permette inoltre di strutturare maggiormente il percorso di inserimento, accompagnando i diversi attori lungo le attività previste e rendendo più semplice il controllo dello stato di avanzamento.

La generazione automatizzata dei documenti a partire dai template aziendali riduce le attività ripetitive e contribuisce a migliorare uniformità e qualità della documentazione prodotta, mentre l’integrazione della firma elettronica permette di completare digitalmente anche le fasi di sottoscrizione.

Infine, la conservazione a norma dei documenti firmati e dei giustificativi delle note spese completa il ciclo di vita documentale, creando un processo che va dalla generazione e raccolta del documento fino alla firma, archiviazione e conservazione.

Il risultato è un modello di Digital HR nel quale Docsweb diventa il punto di raccordo tra persone, documenti e processi, valorizzando gli applicativi HR già presenti e ponendo le basi per una gestione più efficiente, controllata e scalabile della documentazione relativa ai collaboratori.