Digitalizzare procedure e compliance nel farmaceutico

Una delle principali aziende italiane del settore farmaceutico, attiva nella ricerca, sviluppo e commercializzazione di soluzioni per la salute e il benessere della persona, aveva avviato un percorso di evoluzione organizzativa con l’obiettivo di rafforzare la governance dei processi interni e migliorare la gestione della documentazione aziendale.

In un settore altamente regolamentato come quello farmaceutico, la corretta gestione delle procedure operative rappresenta un elemento fondamentale per garantire qualità, conformità normativa e controllo dei processi. L’organizzazione si trovava però a gestire procedure e documentazione attraverso strumenti eterogenei e processi non completamente strutturati, con conseguenti difficoltà nella condivisione delle informazioni, nel monitoraggio delle approvazioni e nella gestione delle revisioni documentali.

L’obiettivo era creare un sistema centralizzato in grado di gestire l’intero ciclo di vita delle procedure aziendali, dalla creazione alla revisione, dall’approvazione alla pubblicazione, garantendo tracciabilità, sicurezza e coinvolgimento di tutti gli attori interessati.

Per supportare questo percorso di trasformazione, Havant ha implementato Docsweb Digital Compliance, la piattaforma progettata per la gestione documentale, l’automazione dei workflow e la governance dei processi aziendali.

La soluzione è stata progettata per digitalizzare l’intero processo di gestione delle procedure aziendali, introducendo workflow strutturati che consentono di governare in modo controllato tutte le fasi del processo documentale.

Ogni procedura viene oggi gestita all’interno di un archivio centralizzato e protetto, con funzionalità dedicate alla creazione, revisione, approvazione, pubblicazione e consultazione dei documenti. Il sistema consente di mantenere uno storico completo delle versioni, garantendo la piena tracciabilità delle modifiche e delle attività svolte dagli utenti coinvolti.

Attraverso il motore di workflow di Docsweb, i documenti vengono automaticamente instradati verso i soggetti responsabili delle attività di revisione e approvazione, che ricevono notifiche e promemoria tramite strumenti digitali semplici e immediati. La piattaforma integra inoltre AgileSign per la gestione della firma elettronica delle procedure, consentendo di completare l’intero processo in modalità digitale e senza ricorrere alla documentazione cartacea.

Per garantire il mantenimento della conformità nel tempo, il sistema include funzionalità di alert automatici e gestione delle scadenze, che permettono di monitorare costantemente lo stato delle procedure e pianificare le attività di revisione periodica. Le procedure approvate vengono infine conservate digitalmente in conformità alle normative vigenti, assicurando integrità, reperibilità e validità nel tempo.

L’introduzione di Docsweb Digital Compliance ha consentito all’azienda di trasformare radicalmente la gestione delle procedure aziendali, passando da un modello basato su documenti e processi frammentati a un sistema strutturato, digitale e completamente tracciabile.

La centralizzazione della documentazione ha migliorato l’accessibilità delle informazioni e ridotto il rischio di utilizzo di versioni non aggiornate, mentre l’automazione dei workflow ha accelerato i tempi di revisione e approvazione delle procedure.

L’introduzione della firma elettronica e della conservazione digitale ha eliminato gran parte delle attività manuali legate alla gestione cartacea, aumentando l’efficienza operativa e garantendo al contempo elevati livelli di compliance e sicurezza.
Grazie alla disponibilità di alert automatici, scadenziari e strumenti di monitoraggio, l’organizzazione dispone oggi di un maggiore controllo sui processi di qualità e compliance, riducendo il rischio di ritardi, dimenticanze o non conformità.

Il progetto ha permesso di trasformare la gestione documentale da semplice attività amministrativa a leva strategica per supportare la qualità, la governance e il miglioramento continuo dei processi aziendali.