Digitalizzare l’onboarding di 140.000 studenti con un processo di firma sicuro e integrato

Tra i maggiori gruppi europei dell’alta formazione digitale, l’organizzazione riunisce università ed enti di formazione e opera su larga scala nella progettazione ed erogazione di percorsi universitari e formativi attraverso modelli innovativi e digitali.

In un contesto caratterizzato da un numero molto elevato di studenti e da processi gestiti prevalentemente online, l’esigenza era rendere più semplice e completamente digitale una fase particolarmente importante del percorso dello studente: l’onboarding e la sottoscrizione della relativa documentazione.

L’obiettivo era creare un processo capace di combinare semplicità dell’esperienza, identificazione certa dell’utente, validità della sottoscrizione e conformità normativa, eliminando discontinuità tra i diversi passaggi e rendendo il percorso facilmente utilizzabile anche da remoto.

La soluzione doveva inoltre essere sufficientemente scalabile da sostenere volumi particolarmente significativi, garantendo un’esperienza uniforme e immediata a migliaia di nuovi studenti.

Havant ha sviluppato una soluzione basata sull’integrazione tra DocuSign e il servizio di firma elettronica qualificata tramite SPID, costruendo un processo digitale nel quale identificazione e sottoscrizione vengono gestite in maniera coordinata.

Lo studente può così completare il processo di firma online, identificandosi attraverso SPID e sottoscrivendo la documentazione richiesta senza dover ricorrere a passaggi esterni o procedure cartacee.

Per rispondere alle specifiche esigenze del progetto, Havant ha inoltre lavorato insieme a DocuSign all’evoluzione del connettore tra SPID e la piattaforma di firma, ottimizzando l’integrazione tra i diversi componenti e rendendo più fluido l’intero percorso di sottoscrizione.

La tecnologia viene quindi inserita direttamente nel processo di onboarding, con l’obiettivo di rendere la firma non un’attività separata, ma una componente naturale dell’esperienza digitale dello studente.

La soluzione supporta oggi l’onboarding di circa 140.000 studenti ogni anno, consentendo di gestire su larga scala i processi di identificazione e sottoscrizione in modalità completamente digitale.

L’integrazione tra firma elettronica qualificata, SPID e piattaforma di firma permette di semplificare il percorso dello studente, riducendo i passaggi necessari per completare la documentazione e offrendo un’esperienza coerente con un modello universitario fortemente digitale.

Allo stesso tempo, l’organizzazione dispone di un processo strutturato, sicuro e scalabile, capace di sostenere elevati volumi di sottoscrizioni mantenendo gli elementi di identificazione, tracciabilità e conformità richiesti.

Il progetto contribuisce così a rendere più semplice e integrata l’esperienza digitale dello studente, estendendo la digitalizzazione anche ai processi amministrativi e documentali che accompagnano l’ingresso nel percorso formativo.