Workflow di firma complessi in una realtà internazionale del Learning & Development

Un’importante realtà internazionale specializzata in Learning & Development e sviluppo delle competenze, appartenente a un grande gruppo attivo nei servizi per il lavoro, aveva l’esigenza di rendere più strutturata e scalabile la gestione dei propri processi di firma.

Il modello operativo prevedeva circa 4.000 documenti all’anno, ciascuno caratterizzato da almeno due firme e, in alcuni casi, da tre sottoscrizioni. Il processo coinvolgeva inoltre circa 20 orchestratori e 20 tra firmatari e procuratori, con la prospettiva di estendere progressivamente il perimetro a un numero ancora più ampio di utenti coinvolti nella preparazione e gestione dei documenti.

La complessità non era quindi legata esclusivamente al volume, ma soprattutto alla necessità di governare workflow differenti, coinvolgendo correttamente soggetti interni ed esterni e gestendo, all’interno dello stesso processo, sia momenti di firma sia semplici passaggi autorizzativi.

A questo si aggiungeva l’esigenza di operare in un contesto multi-società, garantendo una rigorosa segregazione delle informazioni tra differenti legal entity, servizi e funzioni aziendali, senza visibilità incrociata sui dati. Sicurezza, localizzazione dei dati, retention, requisiti legali e conservazione digitale costituivano pertanto elementi centrali nella scelta della soluzione.

Havant ha introdotto AgileSign come piattaforma enterprise per centralizzare e orchestrare i processi di firma elettronica e approvazione.

La soluzione permette di costruire workflow nei quali, oltre alla sottoscrizione, possono essere previste azioni autorizzative che non richiedono firma, coinvolgendo gli attori interni ed esterni secondo sequenze definite e mantenendo il tracciamento end-to-end dell’intero iter. Reminder e notifiche consentono inoltre di accompagnare gli stakeholder lungo il processo e ridurre la necessità di solleciti manuali.

Per i documenti commerciali e quelli rivolti a clienti e fornitori, il progetto prevede una standardizzazione principalmente sulla Firma Elettronica Avanzata, con possibilità di utilizzare meccanismi di riconoscimento tramite SPID o modalità di riconoscimento remoto. AgileSign mette inoltre a disposizione firma qualificata, firme one-shot, autenticazione multicanale, gestione dei certificati e differenti formati di firma.

Uno degli aspetti più rilevanti riguarda la governance del dato. Sono stati previsti ambienti segregati per gruppo, società e servizio, in modo da evitare visibilità incrociata tra differenti perimetri organizzativi. Anche l’ambiente di firma viene predisposto in modalità segregata, con attività dedicate di test, avviamento e formazione dei key user.

La piattaforma consente inoltre di coinvolgere i firmatari attraverso mail push o SMS push, rendendo più immediata la partecipazione al processo anche per soggetti esterni all’organizzazione. L’autenticazione può avvenire tramite SSO oppure OTP, mentre i meccanismi implementati garantiscono la sicurezza dei documenti e delle informazioni durante il processo di sottoscrizione.

A completamento del ciclo, il progetto comprende anche la conservazione digitale a norma dei documenti firmati, garantendone nel tempo autenticità, integrità, leggibilità e reperibilità.

La soluzione è infine stata pensata in una logica evolutiva: la roadmap prevede la possibilità di integrare AgileSign con applicativi già presenti attraverso API, in particolare con sistemi dedicati alla gestione dei processi aziendali, e di utilizzare connettori verso ulteriori piattaforme di firma quando necessario.

Con AgileSign, l’organizzazione può ricondurre all’interno di un unico modello di governance processi che coinvolgono migliaia di documenti, numerosi orchestratori e differenti soggetti dotati di poteri di firma.

La configurazione dei workflow consente di gestire in maniera più ordinata sia le approvazioni sia le sottoscrizioni, mantenendo visibilità sullo stato del processo e riducendo la necessità di coordinare manualmente i diversi stakeholder.

La segregazione degli ambienti permette inoltre di mantenere separati dati e processi appartenenti a differenti società e funzioni, rafforzando sicurezza, riservatezza e controllo delle informazioni.

Il coinvolgimento degli utenti attraverso notifiche e reminder rende il processo più fluido, mentre la conservazione digitale completa il ciclo di vita del documento firmato garantendone la validità e la reperibilità nel tempo.

Il risultato è un modello di firma più scalabile, controllato e integrabile, capace di accompagnare l’organizzazione anche nelle successive evoluzioni del proprio ecosistema applicativo e di supportare la crescita del numero di utenti e dei volumi documentali.