Automatizzare con l’AI la creazione delle offerte in una primaria realtà dei servizi energetici

Un’importante realtà italiana attiva nei servizi energetici e nella gestione, conduzione e manutenzione di impianti tecnologici aveva l’esigenza di rendere più efficiente il processo di predisposizione delle proprie offerte economiche, caratterizzato dal coinvolgimento di diverse funzioni aziendali e dalla necessità di integrare informazioni tecniche, economiche e commerciali.

Il processo partiva infatti da contributi differenti: la componente economica, con costi, margini e articolazione delle diverse voci; la descrizione tecnica degli interventi, predisposta dal personale specializzato; e le informazioni relative al cliente e alla specifica pratica. Questi elementi venivano prodotti in momenti diversi e successivamente riuniti dall’ufficio commerciale per costruire il documento finale.

Un modello consolidato, ma che richiedeva un importante intervento manuale di aggregazione e armonizzazione dei contenuti, con tempi di elaborazione che potevano estendersi anche per alcune settimane. A questo si aggiungevano possibili differenze nella struttura, nel linguaggio e nella formattazione delle offerte, oltre al rischio di disallineamenti tra le diverse sezioni del documento.

Considerando un volume medio di circa 120 offerte economiche al mese, l’obiettivo era quindi evolvere il processo attraverso l’Intelligenza Artificiale, riducendo le attività manuali e i tempi di produzione e aumentando al tempo stesso coerenza, qualità e standardizzazione dei documenti.

Havant ha proposto l’evoluzione del processo attraverso Docsweb AI, integrando nel workflow già utilizzato dall’azienda un sistema di generazione automatica delle offerte economiche basato sull’Intelligenza Artificiale.

Il nuovo modello struttura fin dall’origine le informazioni necessarie alla predisposizione dell’offerta e combina i diversi contributi raccolti durante il processo. Una volta completati gli step previsti, l’AI utilizza i dati della pratica per produrre automaticamente una prima versione completa e strutturata dell’offerta, coerente con il template aziendale.

La generazione combina in modo intelligente contenuti differenti: alcune sezioni vengono compilate automaticamente utilizzando i dati disponibili, altre mantengono testi standard definiti dall’azienda, mentre l’AI interviene nella produzione dei contenuti che richiedono un’elaborazione delle informazioni, come l’oggetto dell’offerta e la descrizione delle opere.

L’Intelligenza Artificiale diventa così parte integrante del workflow, senza eliminare il controllo umano: il team commerciale riceve una bozza già completa, coerente e formattata sulla quale può concentrarsi sulla validazione dei contenuti e sulla personalizzazione finale, anziché dedicare tempo alla costruzione e all’assemblaggio manuale del documento.

Le attività preliminari di Proof of Concept, condotte su documenti e dati reali, hanno confermato la fattibilità dell’approccio. Le offerte generate sono state valutate come complete e coerenti rispetto alle informazioni di partenza, con un miglioramento nell’uniformità dello stile e della formattazione rispetto alla produzione manuale. Durante il test, i tempi di generazione si sono attestati al di sotto dei due minuti per documento.

Il progetto permette quindi di trasformare un’attività prevalentemente manuale in un processo più strutturato, automatizzato e standardizzato, riducendo il lavoro necessario per aggregare informazioni provenienti dalle diverse funzioni aziendali.

L’adozione dell’AI contribuisce inoltre a garantire una maggiore uniformità delle offerte, applicando in maniera coerente template, struttura e contenuti standard e riducendo il rischio di difformità o disallineamenti tra le diverse sezioni.

Il cambiamento più significativo riguarda però il ruolo delle persone: l’AI non sostituisce la competenza tecnica e commerciale, ma la supporta, spostando il lavoro dalla costruzione manuale del documento alla verifica, all’affinamento e alla valorizzazione dell’offerta.

Il risultato è un processo più rapido e governato, nel quale l’Intelligenza Artificiale viene applicata a un’attività concreta e ad alto impatto, liberando tempo dalle operazioni ripetitive e consentendo ai team di concentrarsi maggiormente sulle attività a valore.