Un gestionale web custom per digitalizzare i processi di una primaria realtà dell’editoria e dell’entertainment

Una primaria realtà italiana del settore editoriale e dell’entertainment, punto di riferimento nella diffusione dell’animazione e della cultura giapponese, ha avviato un percorso di evoluzione dei propri strumenti gestionali per supportare una struttura operativa diventata progressivamente più articolata.

L’azienda gestisce un ampio patrimonio di contenuti e prodotti che spazia dall’animazione all’home video, dalla distribuzione cinematografica ai manga, fino a giocattoli e prodotti collezionabili. In particolare, il progetto ha interessato la divisione dedicata a questi ultimi, caratterizzata dalla necessità di coordinare un elevato numero di articoli, informazioni, materiali grafici, documenti e stati di lavorazione.

Nonostante il volume d’affari e la complessità del catalogo, una parte centrale dell’operatività veniva ancora gestita attraverso un unico foglio Excel condiviso, nel quale erano raccolte le informazioni relative alle diverse uscite, agli ordini e ai prodotti. A questo si affiancava un portale interno utilizzato principalmente per la consultazione delle informazioni e la gestione dei materiali grafici e documentali.

Questo modello aveva progressivamente evidenziato diversi limiti: difficoltà nel lavoro contemporaneo di più utenti, rischio di perdita o incongruenza dei dati, assenza di controlli strutturati, scarsa tracciabilità delle modifiche e una crescente difficoltà nel gestire l’aumento dei volumi.

L’esigenza era quindi superare una gestione “Excel-centrica”, trasformando informazioni e processi in un patrimonio strutturato, condiviso e maggiormente governabile, senza però rinunciare alle specificità operative sviluppate negli anni dall’organizzazione.

Per rispondere a queste esigenze, Havant ha progettato e sviluppato un nuovo gestionale web custom, realizzato specificamente intorno ai processi e alle modalità operative dell’azienda.

Il nuovo sistema sostituisce la struttura piatta del precedente Excel con un database relazionale, nel quale clienti, articoli, stati e altre entità vengono organizzati e collegati tra loro. Le informazioni precedentemente gestite nel foglio di calcolo vengono così trasformate in dati strutturati, riducendo l’inserimento manuale e permettendo al sistema di controllare automaticamente le relazioni tra le diverse informazioni.

La piattaforma web consente inoltre a più utenti di lavorare contemporaneamente, superando i colli di bottiglia derivanti dalla condivisione del file Excel. Gli accessi vengono profilati in funzione del ruolo – ad esempio Super User, Editor, agenti o utenti esterni – permettendo a ciascuno di visualizzare e gestire esclusivamente le informazioni e le funzionalità di propria competenza.

Un elemento particolarmente rilevante riguarda la qualità del dato. Form strutturati e controlli di validazione permettono di verificare formato, obbligatorietà e coerenza delle informazioni, prevenendo duplicazioni e inserimenti errati e introducendo una gestione più affidabile rispetto al precedente modello manuale.

Il gestionale introduce inoltre funzionalità specifiche costruite sulle esigenze del business. Tra queste, la possibilità di associare ai prodotti avvertenze, indicazioni sull’età consigliata e contenuti multilingua, generando automaticamente i testi necessari per il packaging a partire dalle informazioni selezionate dall’utente.

All’interno della stessa piattaforma viene gestito anche il patrimonio documentale collegato ai prodotti. Documenti e materiali possono essere organizzati in cartelle, visualizzati direttamente via browser e resi accessibili in funzione dei permessi attribuiti ai diversi utenti. Su specifiche tipologie documentali possono inoltre essere attivati workflow di approvazione, con notifiche automatiche via e-mail e possibilità di approvare o rifiutare direttamente dal link ricevuto.

Il nuovo gestionale consente all’azienda di trasformare un processo fortemente dipendente da file condivisi e attività manuali in un ambiente digitale unico, strutturato e scalabile.

La possibilità per più utenti di operare contemporaneamente elimina i principali colli di bottiglia del precedente modello e favorisce una collaborazione più fluida tra le diverse persone coinvolte nella gestione di articoli, materiali e documenti.

La strutturazione delle informazioni all’interno di un database relazionale permette inoltre di migliorare significativamente la qualità e l’affidabilità del dato, riducendo duplicazioni, errori di compilazione e incoerenze. Secondo l’analisi progettuale, l’introduzione di form strutturati e controlli automatici può ridurre gli errori di inserimento fino all’85%.

Profilazione degli utenti, tracciabilità delle modifiche e gestione strutturata dei documenti consentono al tempo stesso di aumentare il controllo sui processi e sulla circolazione delle informazioni, garantendo che ogni stakeholder possa accedere esclusivamente ai contenuti rilevanti per il proprio ruolo.

L’automazione di alcune attività specifiche, come la generazione dei testi multilingua per il packaging o la gestione dei workflow di approvazione, riduce ulteriormente le attività manuali e permette alle persone di concentrarsi su compiti a maggiore valore aggiunto.

Il risultato va quindi ben oltre la sostituzione di un foglio Excel: l’azienda dispone di una piattaforma gestionale costruita intorno ai propri processi, capace di mettere in sicurezza il patrimonio informativo, migliorare la collaborazione e creare una base tecnologica sulla quale accompagnare la crescita futura dell’organizzazione.