Governare firma e processi documentali in un grande gruppo del Facility Management

Una importante realtà italiana attiva nei servizi integrati di facility management e nei servizi ambientali, caratterizzata da una struttura organizzativa articolata e da una forte attenzione alla sostenibilità, aveva l’esigenza di razionalizzare e rendere più efficienti alcuni processi digitali strategici.

Il primo ambito riguardava la gestione dell’onboarding dei firmatari e dei successivi processi di firma elettronica. Era necessario adottare una soluzione capace di gestire modalità differenti di identificazione, sia da remoto sia de visu, raccogliere correttamente le informazioni del firmatario, gestire l’adesione alla Firma Elettronica Avanzata e accompagnare l’utente fino alla sottoscrizione dei documenti.

A questa esigenza si affiancava la volontà di semplificare ulteriormente l’avvio dei workflow di firma, consentendo agli operatori di caricare direttamente i documenti da sottoscrivere e coinvolgere rapidamente i firmatari già riconosciuti.

Parallelamente, l’organizzazione aveva avviato un percorso di razionalizzazione dei partner tecnologici e dei servizi documentali, con l’obiettivo di garantire maggiore efficienza e piena compliance nella gestione della fatturazione elettronica, della documentazione amministrativa e della Conservazione Digitale a norma.

La necessità era quindi costruire un modello più integrato, capace di mettere in relazione firma elettronica, processi amministrativi, archiviazione e conservazione, riducendo la frammentazione tra strumenti e fornitori.

Per rispondere a queste esigenze, il Gruppo ha scelto le soluzioni Havant avviando un percorso progressivo di digitalizzazione, partito dalla customizzazione di AgileSign per l’onboarding dei firmatari.

La prima fase del progetto consente di avviare il processo direttamente dall’anagrafica del firmatario e di gestire il riconoscimento da remoto oppure de visu. Nel caso del riconoscimento remoto, il processo comprende l’invio della richiesta al firmatario, l’identificazione, la generazione e sottoscrizione dell’adesione FEA e la successiva gestione dei documenti da firmare.

La soluzione permette inoltre di utilizzare PDF editabili, compilabili all’interno del processo prima della sottoscrizione, con controlli sui campi obbligatori e gestione dei dati inseriti.

In una seconda fase, il processo è stato ulteriormente semplificato consentendo all’operatore di caricare direttamente un documento, associare un firmatario già riconosciuto e avviare immediatamente il workflow di firma, con invio della richiesta tramite mail push.

La collaborazione si è poi ampliata alla fatturazione elettronica attiva e passiva, introducendo un servizio per la gestione dei relativi flussi e dell’intermediazione con il Sistema di Interscambio. Il progetto considera volumi dell’ordine di circa 30.000 fatture attive e 35.000 passive all’anno, a conferma della rilevanza del processo amministrativo.

A questo perimetro si aggiungono la gestione NSO e la Conservazione Digitale a norma della documentazione amministrativa, comprese fatture, libri contabili e PEC, archiviata attraverso EasyDocsweb.

Il percorso è stato infine esteso al RETRI – Registro Elettronico Nazionale per la Tracciabilità dei Rifiuti. La soluzione prevede il download automatizzato della documentazione, il trasferimento sicuro, il deposito e la Conservazione Digitale a norma, mantenendo i documenti successivamente consultabili all’interno di Docsweb.

Il progetto ha consentito all’organizzazione di trasformare esigenze inizialmente circoscritte alla firma elettronica in un percorso più ampio di digitalizzazione dei processi documentali e amministrativi.

L’onboarding dei firmatari è diventato più strutturato e digitale, mettendo in relazione identificazione, adesione FEA, compilazione dei documenti e sottoscrizione all’interno di un unico flusso.

La possibilità di avviare workflow di firma direttamente dal caricamento dei documenti ha inoltre semplificato l’operatività quotidiana, riducendo passaggi manuali e rendendo più immediato il coinvolgimento dei firmatari.

L’estensione del progetto alla fatturazione elettronica, NSO e Conservazione Digitale a norma ha permesso di consolidare ulteriormente il modello, centralizzando processi e documentazione e riducendo la frammentazione dei servizi.

L’integrazione del RETRI completa il percorso anche sul fronte ambientale, portando all’interno dello stesso ecosistema la gestione e la conservazione della relativa documentazione.

Il risultato è un modello più integrato, efficiente e conforme, nel quale firma elettronica, processi amministrativi, archiviazione e conservazione vengono governati in maniera coordinata, con maggiore controllo e continuità lungo l’intero ciclo di vita del documento.