Fascicolo digitale per 7.500 collaboratori nella GDO
L'esigenza
Una delle principali realtà italiane della Grande Distribuzione Organizzata, presente in numerose regioni con centinaia di punti vendita e migliaia di collaboratori, aveva l’esigenza di innovare la gestione documentale delle Risorse Umane, superando un modello ancora fortemente basato su archivi cartacei e processi manuali.
La crescita dell’organizzazione e la distribuzione geografica delle sedi rendevano sempre più complessa la consultazione dei fascicoli del personale, la gestione della documentazione amministrativa e la condivisione delle informazioni tra la funzione HR e le diverse società del Gruppo.
L’obiettivo era creare un fascicolo digitale unico per ciascun collaboratore, recuperando lo storico documentale cartaceo, integrandolo con il sistema HR già in uso e rendendo tutte le informazioni immediatamente disponibili attraverso un ambiente centralizzato, sicuro e facilmente consultabile.
Il progetto doveva inoltre garantire la piena tracciabilità dei documenti, migliorare la qualità delle informazioni gestite e creare le basi per una progressiva digitalizzazione dei processi HR.
La soluzione
Per accompagnare questo percorso di trasformazione, Havant ha implementato Docsweb Digital HR, la piattaforma dedicata alla gestione documentale e alla digitalizzazione dei processi delle Risorse Umane.
Il progetto ha previsto innanzitutto il recupero e la digitalizzazione dello storico delle cartelline cartacee del personale, relativo a oltre 7.500 collaboratori, creando un repository documentale centralizzato in grado di raccogliere tutta la documentazione HR all’interno di un unico fascicolo digitale. Le attività hanno incluso la scansione, l’indicizzazione e la classificazione di circa 302.000 pagine, garantendo una struttura uniforme e facilmente consultabile.
La piattaforma è stata integrata con il sistema gestionale HR già presente in azienda, consentendo l’importazione automatica delle anagrafiche dei dipendenti e la sincronizzazione continua delle informazioni. Il fascicolo digitale viene così aggiornato in modo centralizzato e reso disponibile agli utenti autorizzati in funzione dei rispettivi ruoli e profili di accesso.
Docsweb permette inoltre di organizzare tutta la documentazione del personale in un unico ambiente digitale, gestendo documenti quali contratti, lettere di assunzione, certificazioni, CU, LUL e altri documenti amministrativi, garantendo elevati livelli di sicurezza, tracciabilità e conformità normativa.
Il risultato
L’introduzione di Docsweb Digital HR ha consentito all’azienda di trasformare completamente la gestione della documentazione del personale, sostituendo archivi cartacei distribuiti con un fascicolo digitale centralizzato e sempre aggiornato.
La disponibilità immediata dei documenti ha migliorato l’efficienza operativa della funzione HR, riducendo tempi di ricerca, movimentazione della documentazione e attività amministrative a basso valore aggiunto.
L’integrazione con il sistema HR aziendale ha garantito una maggiore qualità delle informazioni e una gestione coerente delle anagrafiche dei collaboratori, mentre la profilazione degli accessi ha rafforzato la sicurezza nella consultazione dei dati personali.
Grazie alla digitalizzazione di oltre 7.500 fascicoli dipendente e di circa 302.000 pagine di documentazione, l’organizzazione dispone oggi di un patrimonio informativo unico, facilmente consultabile e pronto a supportare l’evoluzione futura dei processi HR.
Il progetto rappresenta il primo passo di un percorso più ampio di trasformazione digitale delle Risorse Umane, creando le fondamenta per un modello operativo più efficiente, collaborativo e completamente paperless.