Standardizzare e governare i processi di firma in un primario gruppo bancario internazionale

Un primario gruppo bancario internazionale specializzato nella gestione patrimoniale e nell’asset management aveva l’esigenza di evolvere la gestione dei propri processi di firma, introducendo un modello più uniforme e centralizzato a supporto delle diverse aree dell’organizzazione.

In un settore come quello finanziario, caratterizzato da elevati requisiti di sicurezza, controllo e conformità, la firma rappresenta infatti un passaggio fondamentale all’interno di numerosi processi aziendali e può coinvolgere interlocutori sia interni sia esterni.

L’esigenza era quindi quella di superare una gestione frammentata, adottando un’unica piattaforma aziendale attraverso cui standardizzare e governare i processi di firma, semplificare il coinvolgimento degli stakeholder e ricondurre i documenti sottoscritti all’interno di un archivio centralizzato.

A questo si aggiungeva la necessità di completare il ciclo di vita dei documenti attraverso la conservazione digitale a norma AgID e di creare una soluzione sufficientemente flessibile da poter estendere progressivamente la firma alle diverse aree aziendali.

Per rispondere a queste esigenze, il Gruppo ha scelto AgileSign, la piattaforma di firma elettronica di Havant, come ambiente unico attraverso cui centralizzare e standardizzare i processi di sottoscrizione che coinvolgono firmatari interni ed esterni.

AgileSign permette di inserire i momenti di firma all’interno di workflow digitali strutturati, gestendo da un unico ambiente le diverse modalità di sottoscrizione e il coinvolgimento degli stakeholder. La piattaforma supporta differenti tipologie e strumenti di firma, l’identificazione digitale da remoto, firme qualificate, sigilli e marche temporali, oltre alla gestione dei documenti all’interno di un repository digitale.

Il progetto comprende l’analisi e la conduzione delle attività, l’avviamento della piattaforma, la configurazione degli utenti, l’integrazione con il sistema di conservazione digitale, la formazione, i test funzionali e il go-live. Il perimetro iniziale prevede inoltre 1.000 firme remote e 1.000 firme automatiche, creando una base operativa sulla quale sviluppare progressivamente il nuovo modello di firma aziendale.

Un elemento centrale della soluzione è la creazione di un archivio aziendale centralizzato dei documenti firmati, affiancato dal servizio di conservazione digitale a norma AgID. Firma, archiviazione e conservazione vengono così ricondotte all’interno di un processo coerente, che accompagna il documento lungo le diverse fasi del suo ciclo di vita.

L’introduzione di AgileSign consente al Gruppo di ricondurre i diversi processi di sottoscrizione a un modello aziendale unico, standardizzato e maggiormente governabile, creando modalità operative comuni per il coinvolgimento di firmatari interni ed esterni.

La centralizzazione permette di ridurre la frammentazione nella gestione delle firme e di inserire la sottoscrizione all’interno di workflow digitali strutturati, aumentando la capacità di controllo sul processo e sui documenti coinvolti.

Allo stesso tempo, la disponibilità di un repository centralizzato e l’integrazione con la conservazione digitale a norma consentono di completare il ciclo di gestione dei documenti firmati, aspetto particolarmente rilevante in un contesto bancario e finanziario.

Il risultato è un modello di firma più strutturato, sicuro e scalabile, progettato non soltanto per rispondere alle esigenze immediate dell’organizzazione, ma anche per supportarne l’evoluzione futura.