Digitalizzare note spese e trasferte in un gruppo internazionale dei servizi HR e della formazione

Parte di un gruppo internazionale specializzato nei servizi per il mercato del lavoro e nello sviluppo delle competenze, la società opera nell’ambito della formazione professionale, progettando percorsi rivolti ad aziende e persone per accompagnarne la crescita e l’evoluzione delle competenze.

Nella gestione delle proprie attività, aveva l’esigenza di rendere più semplice ed efficiente il processo relativo alle note spese e alle trasferte aziendali, superando le attività manuali legate alla raccolta e alla gestione dei giustificativi.

L’obiettivo era offrire ai collaboratori uno strumento che permettesse di registrare le spese facilmente anche in mobilità e, allo stesso tempo, consentisse alle funzioni aziendali di governare in maniera più strutturata le successive fasi di verifica, approvazione e rendicontazione.

La necessità era quindi digitalizzare l’intero processo, dalla raccolta del giustificativo fino al trasferimento delle informazioni verso i sistemi contabili e payroll, migliorando l’esperienza degli utenti e garantendo maggiore controllo e coerenza nella gestione dei dati.

Per rispondere a queste esigenze, l’azienda ha scelto SmartEX, la soluzione Havant per la gestione digitale delle note spese, inizialmente configurata per 70 utenti e accessibile sia da smartphone sia via web.

I collaboratori possono digitalizzare i giustificativi direttamente da smartphone, registrare le spese nel momento in cui vengono sostenute e successivamente modificarle, confermarle e inviarle all’interno del workflow di approvazione. La lettura automatica degli scontrini permette inoltre di acquisire le informazioni presenti sui documenti, riducendo ulteriormente le attività di inserimento manuale.

Il processo viene governato attraverso workflow approvativi configurabili, con ruoli differenziati per collaboratori, responsabili e funzione Accounting. Policy aziendali, categorie di spesa, massimali, limiti e alert possono essere configurati sulla base delle regole definite dall’organizzazione, rendendo più strutturati i controlli durante l’intero processo.

Un elemento centrale del progetto è l’integrazione con i processi amministrativi a valle. Il flusso Contabilità consente di generare ed esportare i dati necessari alle scritture contabili secondo le regole definite dall’azienda, mentre il flusso Payroll produce le informazioni destinate al sistema paghe. È inoltre prevista l’esportazione della documentazione necessaria alla Conservazione Digitale a Norma.

SmartEX consente di trasformare la gestione delle note spese in un processo digitale, strutturato e fruibile in mobilità, semplificando le attività sia per i collaboratori sia per le funzioni chiamate a verificare e approvare le spese.

La digitalizzazione dei giustificativi e l’acquisizione automatica delle informazioni permettono di ridurre le attività manuali di inserimento, mentre workflow, policy e controlli automatici contribuiscono a rendere più uniforme e governabile il processo di rendicontazione.

L’integrazione con i flussi Contabilità e Payroll permette inoltre di evitare una gestione isolata delle note spese: le informazioni raccolte durante il processo possono alimentare in maniera strutturata i successivi adempimenti amministrativi e la gestione dei rimborsi.

La soluzione offre infine strumenti di reportistica in tempo reale, attraverso i quali analizzare le spese per periodo, utente e categoria e disporre di una maggiore visibilità sulle informazioni raccolte.

Il risultato è un processo più semplice, integrato e controllato, che migliora l’esperienza dei collaboratori in trasferta e consente alle funzioni aziendali di gestire note spese, approvazioni e rendicontazione attraverso un modello digitale end-to-end.