Digitalizzare i processi HR in una delle principali realtà italiane della GDO

Una delle principali realtà italiane della Grande Distribuzione Organizzata e del Food Retail, caratterizzata da un modello multiformato e da una rete di oltre 3.000 punti vendita e circa 77.000 dipendenti, aveva l’esigenza di rendere più efficienti e governabili alcuni processi documentali legati alla gestione delle Risorse Umane.

La capillarità della rete e l’elevato numero di persone coinvolte rendevano particolarmente complessa la gestione dei processi di assunzione e della relativa documentazione HR. La necessità era raggiungere dipendenti e nuovi collaboratori distribuiti su tutto il territorio nazionale, garantendo che i documenti venissero correttamente gestiti, sottoscritti e successivamente resi disponibili alle funzioni aziendali coinvolte, compresa l’area Legal.

A questa esigenza si affiancava la necessità di recuperare e digitalizzare la documentazione cartacea pregressa, trasformando un patrimonio documentale storico in informazioni più facilmente accessibili e governabili e garantendone la corretta conservazione nel tempo.

Un ulteriore ambito riguardava la gestione delle note spese dei responsabili di area e di zona, un processo che, per la natura fortemente distribuita dell’organizzazione, richiedeva strumenti capaci di semplificare la raccolta dei giustificativi e ridurre le attività manuali.

L’obiettivo complessivo era quindi costruire un modello più digitale e affidabile per supportare processi HR caratterizzati da grandi volumi, distribuzione geografica e numerosi stakeholder, garantendo al tempo stesso maggiore continuità nella gestione della documentazione.

Per rispondere a queste esigenze, il Gruppo ha scelto le soluzioni Havant per digitalizzare diversi momenti della gestione documentale HR, dalla sottoscrizione dei documenti fino alla loro conservazione.

Attraverso AgileSign, i processi di firma elettronica sono stati digitalizzati per rendere più semplice il coinvolgimento delle persone distribuite sul territorio. La possibilità di gestire la sottoscrizione a distanza permette di superare i vincoli legati alla presenza fisica e di inserire la firma direttamente all’interno dei processi documentali connessi alle assunzioni.

Alla firma elettronica è stata affiancata la conservazione digitale, così da completare il ciclo di gestione della documentazione sottoscritta e renderla disponibile alle funzioni aziendali che devono successivamente consultarla e gestirla.

Il progetto ha interessato anche il recupero della documentazione cartacea pregressa, con l’obiettivo di ricondurre lo storico documentale all’interno di un modello digitale più strutturato e ridurre progressivamente la dipendenza dagli archivi e dai processi cartacei.

Per la gestione delle note spese dei responsabili di area e di zona è stata invece adottata SmartEX, la soluzione Havant dedicata alla digitalizzazione del processo di expense management. In questo modo, anche un’attività fortemente legata alla mobilità delle persone può essere gestita attraverso un processo più semplice e digitale.

La scelta di Havant è stata guidata dalla capacità delle soluzioni di rendere più efficienti processi complessi e distribuiti e dall’affidabilità maturata come partner tecnologico, elemento particolarmente rilevante in un’organizzazione di queste dimensioni.

L’adozione delle soluzioni Havant permette al Gruppo di costruire un modello di gestione documentale HR più digitale, efficiente e adatto alla scala dell’organizzazione.

La firma elettronica semplifica il coinvolgimento di dipendenti e nuovi collaboratori distribuiti sul territorio nazionale, riducendo la dipendenza dallo scambio fisico della documentazione e rendendo più fluido il passaggio dei documenti tra le diverse funzioni coinvolte nei processi di assunzione.

Il recupero del pregresso e la conservazione digitale permettono inoltre di rendere più strutturato e governabile il patrimonio documentale, creando continuità tra documentazione storica e nuovi documenti prodotti digitalmente.

Con SmartEX, anche la gestione delle note spese dei responsabili territoriali viene ricondotta all’interno di un processo digitale, riducendo le attività manuali connesse alla raccolta e alla gestione dei giustificativi.

Il risultato è un ecosistema nel quale firma, documenti, conservazione e note spese supportano in maniera coordinata le esigenze di una realtà caratterizzata da migliaia di punti vendita e decine di migliaia di collaboratori.

La digitalizzazione assume così un valore soprattutto organizzativo: permette di avvicinare digitalmente persone e funzioni aziendali distribuite sull’intero territorio nazionale, rendendo più semplici e governabili processi che, per dimensioni e capillarità della rete, presentano un elevato livello di complessità.