Note spese e trasferte digitali in un gruppo assicurativo internazionale

Un importante gruppo assicurativo internazionale aveva l’esigenza di rendere più efficiente, sicura e controllata la gestione delle note spese e delle trasferte aziendali, semplificando le attività dei dipendenti e, allo stesso tempo, rafforzando il controllo da parte dell’amministrazione.

La gestione dei giustificativi rappresentava un elemento centrale del processo: l’obiettivo era consentire alle persone di acquisire e registrare le spese direttamente in mobilità, eliminando progressivamente la gestione manuale dei documenti e rendendo più semplice la creazione, l’approvazione e la rendicontazione delle note spese.

Per un’organizzazione strutturata e con un elevato numero di utenti, la digitalizzazione doveva però andare oltre la semplice acquisizione del giustificativo. Era necessario governare l’intero processo secondo le policy aziendali, gestendo differenti categorie di spesa, massimali, trasferte, indennità, rimborsi chilometrici, centri di costo, deleghe e livelli autorizzativi.

Un’ulteriore esigenza riguardava il controllo delle spese rendicontate: l’azienda richiedeva un sistema capace di verificare la corrispondenza tra i dati dichiarati dal dipendente e il relativo giustificativo, individuando eventuali anomalie e verificando il rispetto delle policy interne.

Il gruppo ha implementato SmartEX, digitalizzando il processo di gestione delle note spese attraverso Mobile App e Web App e mettendo a disposizione dei dipendenti uno strumento utilizzabile anche in completa mobilità.

Attraverso lo smartphone, l’utente può acquisire il giustificativo nel momento stesso in cui sostiene la spesa. L’OCR integrato ne facilita la lettura, mentre la piattaforma consente di completare le informazioni necessarie, associare la spesa alla corretta categoria, al centro di costo o al progetto e avviare successivamente il workflow di approvazione. SmartEX gestisce inoltre valute estere, anticipi, rimborsi chilometrici e regole e massimali definiti dall’azienda.

La soluzione è stata configurata sulle specifiche esigenze del Gruppo, traducendo le policy aziendali in regole, controlli e alert automatici. Sono stati inoltre previsti differenti ruoli e livelli autorizzativi, un sistema di deleghe e controlli sia informativi sia bloccanti in presenza di determinate condizioni.

Particolare attenzione è stata dedicata all’integrazione con i sistemi HR esistenti. Il progetto prevede l’allineamento delle anagrafiche e degli autorizzatori e la produzione dei flussi necessari verso il sistema payroll, consentendo di ricondurre la gestione delle trasferte e dei relativi rimborsi all’interno dell’ecosistema applicativo aziendale.

A completamento del processo, Havant ha introdotto un servizio di verifica, controllo e riconciliazione delle spese. Una volta approvata la nota spese dal responsabile, i dati inseriti vengono confrontati con quelli presenti sul giustificativo attraverso OCR e personale qualificato. Il controllo verifica anche la coerenza della spesa rispetto alle policy aziendali e la leggibilità della documentazione; eventuali anomalie vengono evidenziate all’Amministrazione per la successiva gestione.

L’intero patrimonio documentale prodotto attraverso SmartEX può infine essere portato in conservazione digitale a norma, completando il processo di dematerializzazione.

L’introduzione di SmartEX ha permesso al Gruppo di costruire un processo digitale più strutturato per la gestione delle note spese e delle trasferte, coinvolgendo un perimetro previsto fino a 380 utenti.

I dipendenti possono gestire le proprie spese direttamente da smartphone o web, riducendo le attività manuali e rendendo più semplice la rendicontazione anche durante una trasferta. Parallelamente, responsabili e amministrazione dispongono di un processo autorizzativo strutturato e di una maggiore visibilità sulle spese sostenute.

La configurazione delle policy direttamente all’interno della piattaforma consente inoltre di anticipare i controlli durante il processo, segnalando o bloccando le situazioni che non rispettano le regole definite dall’organizzazione.

Il servizio di verifica e riconciliazione aggiunge un ulteriore livello di presidio: vengono controllati sia la corrispondenza tra i dati dichiarati e il giustificativo sia il rispetto delle policy aziendali, mentre le spese che presentano anomalie vengono rese immediatamente identificabili per l’Amministrazione. Il servizio prevede il completamento della verifica entro 72 ore lavorative dal passaggio della nota spese allo stato approvato.

Il risultato è quindi un modello nel quale mobilità, automazione, controllo e integrazione con i sistemi HR concorrono alla digitalizzazione end-to-end del processo, rendendo più semplice l’esperienza per il dipendente e, contemporaneamente, aumentando il livello di controllo e governance per l’azienda.