Standardizzare i processi di firma in un grande gruppo dell’hospitality

Un importante gruppo italiano attivo nel settore dell’hospitality, con 19 hotel distribuiti in 13 città italiane e oltre 1.000 collaboratori, aveva l’esigenza di rendere più uniforme, efficiente e controllata la gestione dei processi di firma aziendali.

In una realtà articolata su numerose strutture e caratterizzata dal coinvolgimento di funzioni e stakeholder differenti, la gestione dei momenti di firma richiedeva un modello maggiormente centralizzato, capace di standardizzare le modalità di sottoscrizione e renderle facilmente utilizzabili dalle diverse aree dell’organizzazione.

L’obiettivo era quindi superare una gestione frammentata, introducendo un’unica piattaforma attraverso cui governare i processi di firma e, contemporaneamente, creare un archivio centralizzato dei documenti sottoscritti, completandone il ciclo di vita attraverso la conservazione digitale a norma.

Il progetto nasce inoltre con una prospettiva evolutiva: utilizzare la firma elettronica come primo tassello di un percorso più ampio di digitalizzazione, con la possibilità di estendere progressivamente il modello ai processi delle diverse funzioni aziendali.

Per rispondere a queste esigenze, il Gruppo ha scelto AgileSign, la piattaforma di firma elettronica di Havant, per centralizzare e standardizzare i processi di sottoscrizione che coinvolgono firmatari interni ed esterni all’organizzazione. La soluzione consente di integrare i momenti di firma all’interno di workflow digitali, rendendo più semplice il coinvolgimento degli stakeholder e creando modalità operative comuni alle diverse aree aziendali.

Il progetto, realizzato con il supporto di Havant, comprende l’attivazione e la configurazione della piattaforma e degli utenti, l’integrazione con il sistema di conservazione digitale, le attività di test e go-live e la formazione degli utilizzatori. Il perimetro iniziale prevede inoltre 1.000 firme remote e 7 certificati di Firma Elettronica Qualificata remota, per rispondere alle differenti esigenze di sottoscrizione dell’organizzazione.

Ad AgileSign è stato affiancato Digital Organizer, attraverso cui strutturare i processi collegati alla firma e organizzare il coinvolgimento degli utenti all’interno dei diversi iter documentali. In questo modo, la sottoscrizione non viene gestita come un’attività isolata, ma diventa parte integrante di un processo digitale più ampio.

Una volta completata la sottoscrizione, i documenti confluiscono in un archivio aziendale centralizzato e possono essere portati in conservazione digitale a norma, completando così il loro ciclo di gestione. Il perimetro iniziale prevede la conservazione di una tipologia documentale fino a 1.000 documenti l’anno.

L’introduzione di AgileSign consente al Gruppo di ricondurre i processi di firma a un modello aziendale unico e standardizzato, creando modalità operative comuni e potenzialmente estendibili alle diverse funzioni.

La centralizzazione semplifica il coinvolgimento degli stakeholder e rende il processo più facilmente governabile anche in un’organizzazione distribuita su numerose strutture alberghiere. Allo stesso tempo, la creazione di un archivio centralizzato permette di mantenere organizzati e facilmente reperibili i documenti sottoscritti, mentre la conservazione digitale a norma ne completa la gestione nel tempo.

Il risultato è un processo di firma più strutturato, uniforme e scalabile, che consente di aumentare il controllo sui documenti e sui relativi workflow e di creare una base comune sulla quale estendere progressivamente la digitalizzazione ad altri processi aziendali.

La firma elettronica diventa così non un applicativo isolato, ma una componente integrata dell’ecosistema digitale aziendale, sulla quale costruire nuovi workflow di approvazione, gestione documentale e collaborazione tra le diverse aree dell’organizzazione.