Digitalizzare le note spese nella logistica internazionale

Un’importante realtà italiana specializzata nei servizi di spedizione internazionale, logistica e trasporti, con oltre settant’anni di esperienza e circa 500 dipendenti, rappresenta da molti anni uno dei clienti storici di Havant, con il quale ha sviluppato un percorso di collaborazione basato sulla continua evoluzione dei processi aziendali.

Nel percorso di evoluzione dei propri processi interni, l’azienda ha deciso di estendere ulteriormente questa collaborazione affrontando anche la gestione delle note spese, con l’obiettivo di semplificare le attività amministrative, ridurre l’utilizzo della carta e offrire ai collaboratori uno strumento semplice e immediato per la rendicontazione delle spese sostenute durante le trasferte.

L’esigenza era quella di semplificare la rendicontazione delle spese, eliminare la gestione cartacea dei giustificativi e consentire ai dipendenti di registrare le spese direttamente in mobilità, mantenendo al tempo stesso il controllo sulle approvazioni, sull’acquisizione della documentazione e sulla conformità dell’intero processo

Per supportare questa evoluzione, Havant ha implementato SmartEX, la soluzione dedicata alla digitalizzazione e alla gestione completa del processo di note spese.

Attraverso l‘app mobile e l’interfaccia web, i collaboratori possono registrare le spese direttamente durante la trasferta, fotografare i giustificativi e compilare la nota spese in modo semplice e intuitivo, senza dover raccogliere documentazione cartacea o ricostruire le informazioni a posteriori.

La piattaforma automatizza l’intero flusso operativo, dalla raccolta dei giustificativi fino ai workflow di approvazione, supportando l’estrazione automatica dei dati tramite tecnologia OCR, la gestione delle policy aziendali e la produzione della documentazione necessaria ai controlli amministrativi. L’integrazione con il sistema ERP aziendale e con le carte di credito corporate consente inoltre di ridurre le attività manuali e garantire continuità tra il processo di rendicontazione e quello contabile.

Il progetto comprende anche la conservazione digitale a norma delle note spese, assicurando una gestione documentale conforme e perfettamente integrata con i processi amministrativi dell’organizzazione.

Con SmartEX, l’azienda ha introdotto un processo completamente digitale per la gestione delle note spese a supporto di circa 100 collaboratori, rendendo più semplice e veloce l’attività sia per chi opera quotidianamente sul territorio sia per le funzioni amministrative coinvolte nei controlli e nelle approvazioni.

La possibilità di acquisire i giustificativi direttamente da smartphone, automatizzare la compilazione delle note spese e integrare il processo con i sistemi aziendali ha consentito di ridurre le attività manuali, migliorare la qualità delle informazioni raccolte e aumentare il controllo sull’intero ciclo di gestione delle spese.

L’introduzione della conservazione digitale a norma e dei workflow approvativi ha inoltre rafforzato la governance del processo, garantendo maggiore tracciabilità, sicurezza e conformità normativa.

Il progetto rappresenta un ulteriore passo nel percorso di collaborazione tra Havant e uno storico cliente del settore della logistica e delle spedizioni internazionali, confermando la fiducia dell’organizzazione nelle soluzioni del Gruppo e la volontà di estendere progressivamente la digitalizzazione a processi aziendali sempre più strategici.