Digitalizzare l’intero ciclo di vita documentale HR in un primario gruppo internazionale della logistica

Un primario gruppo internazionale, tra i principali operatori globali nella logistica avanzata e nella gestione della supply chain per grandi aziende e multinazionali, aveva l’esigenza di trasformare la gestione dei processi documentali HR della propria organizzazione italiana.

Con circa 2.200 collaboratori in Italia, l’azienda partiva da un modello nel quale l’archivio documentale delle Risorse Umane era ancora prevalentemente cartaceo, mentre informazioni, processi di recruiting e onboarding e comunicazioni con i dipendenti erano distribuiti tra differenti sistemi e canali.

La necessità era quindi quella di creare un ambiente digitale unico per governare il ciclo di vita documentale del collaboratore, dall’acquisizione delle informazioni anagrafiche e contrattuali alla fase di assunzione, fino alla gestione quotidiana del fascicolo personale.

L’obiettivo era rendere più semplici e tracciabili anche le interazioni tra HR, candidati e collaboratori, digitalizzando la raccolta e la distribuzione dei documenti, le richieste di caricamento o presa visione e i processi di firma elettronica, garantendo al contempo una gestione strutturata e conforme della documentazione.

Per rispondere a queste esigenze, il Gruppo ha scelto Docsweb Digital HR, la soluzione Havant dedicata alla digitalizzazione dei processi e dei documenti delle Risorse Umane.

Il progetto prevede la creazione del Fascicolo Digitale del Collaboratore, attraverso il quale il team HR può accedere in modo centralizzato alle informazioni personali e contrattuali di ciascuna risorsa e alla relativa documentazione. Dallo stesso ambiente è possibile inviare richieste ai collaboratori per caricare, firmare o prendere visione dei documenti e monitorarne lo stato.

Un elemento centrale è la digitalizzazione del processo di hiring e onboarding. Dopo la selezione del candidato, Docsweb consente di governare le diverse fasi che precedono l’ingresso in azienda: completamento delle informazioni, raccolta dei documenti necessari, predisposizione e invio della proposta di assunzione, firma e successiva creazione del fascicolo del nuovo collaboratore.

La soluzione comprende inoltre funzionalità per la composizione automatizzata dei documenti HR, la gestione delle richieste documentali, delle scadenze e dei relativi alert, oltre all’integrazione con i sistemi aziendali per acquisire e mantenere aggiornate le informazioni anagrafiche dei collaboratori.

A completare l’ecosistema è AgileSign, integrato con Docsweb per digitalizzare i processi di firma elettronica che coinvolgono sia il team HR sia candidati e collaboratori. I documenti sottoscritti elettronicamente vengono infine gestiti attraverso il servizio di Conservazione Digitale a Norma, completando il ciclo di vita documentale all’interno di un processo integrato.

Il progetto consente di trasformare una gestione HR ancora fortemente legata alla carta in un modello digitale, centralizzato e strutturato, nel quale documenti, informazioni e workflow accompagnano il collaboratore lungo le diverse fasi del rapporto con l’azienda.

La creazione di un unico fascicolo digitale permette all’HR di avere una visione completa e aggiornata della documentazione di ciascuna risorsa, riducendo la frammentazione delle informazioni e rendendo più semplice controllare richieste, firme, prese visione e scadenze.

La digitalizzazione dell’hiring consente inoltre di governare in maniera più uniforme il passaggio da candidato a collaboratore, integrando raccolta dei dati, documentazione e sottoscrizione della proposta di assunzione all’interno dello stesso processo. Una volta completato l’onboarding, i documenti raccolti alimentano direttamente il fascicolo digitale della persona.

Ne deriva un modello HR più efficiente, tracciabile e scalabile, particolarmente rilevante per un’organizzazione con migliaia di collaboratori, che semplifica le attività operative del team HR e rende più immediata l’interazione con candidati e dipendenti, garantendo al tempo stesso maggiore governance sull’intero patrimonio documentale.