Digitalizzare la fatturazione elettronica in un primario gruppo internazionale della logistica

Una importante realtà internazionale attiva nella logistica integrata, nella contract logistics e nella gestione della supply chain aveva l’esigenza di rendere più strutturata ed efficiente la gestione dei propri flussi di fatturazione elettronica.

In un contesto caratterizzato da processi logistici e amministrativi fortemente interconnessi, l’obiettivo era disporre di un sistema capace di centralizzare la gestione delle fatture attive e passive, integrandosi con i sistemi informativi aziendali e riducendo le attività manuali necessarie per controllare, trasmettere e acquisire i documenti.

Un’esigenza particolarmente rilevante riguardava inoltre la possibilità di avere una visibilità puntuale sullo stato delle fatture, gestire in modo strutturato notifiche ed eventuali anomalie e mettere a disposizione delle diverse figure aziendali informazioni aggiornate e facilmente consultabili.

Per rispondere a queste esigenze, l’azienda ha scelto Fattura Semplice, la piattaforma Havant dedicata alla gestione della fatturazione elettronica, utilizzata come punto centralizzato di intermediazione per la trasmissione e la ricezione dei documenti attraverso il Sistema di Interscambio. La soluzione gestisce sia la fatturazione B2B sia quella verso la Pubblica Amministrazione e consente di automatizzare controlli e flussi collegati.

Sul ciclo attivo, la piattaforma acquisisce i dati provenienti dai sistemi gestionali aziendali, effettua controlli formali prima dell’invio allo SdI e mette a disposizione un ambiente per la verifica e l’eventuale correzione delle informazioni. Il sistema gestisce inoltre automaticamente le notifiche di ritorno, evidenziando nel cruscotto eventuali scarti o impossibilità di recapito.

Sul ciclo passivo, le fatture dei fornitori vengono invece ricevute direttamente dallo SdI e rese disponibili per la consultazione, la ricerca e le successive elaborazioni. I relativi dati possono essere trasferiti ai sistemi informativi aziendali tramite flussi strutturati, favorendo l’integrazione con l’ecosistema applicativo già presente.

Al centro del processo si trova un cruscotto unico di monitoraggio, attraverso il quale gli utenti possono consultare lo stato delle fatture, navigare tra i documenti, effettuare ricerche e accedere alle informazioni sulla base di ruoli e profili autorizzativi.

Il progetto comprende inoltre l’archiviazione elettronica delle fatture e delle relative notifiche e prevede l’integrazione con il servizio di conservazione digitale, completando così la gestione del ciclo di vita del documento amministrativo.

L’introduzione di Fattura Semplice permette di costruire un modello centralizzato e maggiormente automatizzato per la gestione della fatturazione elettronica, mettendo in relazione ciclo attivo, ciclo passivo, Sistema di Interscambio e sistemi informativi aziendali.

I controlli preventivi sui dati e la gestione strutturata degli esiti dello SdI consentono di intercettare più facilmente anomalie e scarti, mentre il cruscotto centralizzato offre agli utenti una visione completa e aggiornata dello stato dei documenti, migliorando controllo e tracciabilità dell’intero processo.

L’integrazione dei flussi consente inoltre di ridurre le attività manuali legate allo scambio e alla gestione delle informazioni, evitando la frammentazione tra strumenti differenti e rendendo più fluida la comunicazione tra la piattaforma di fatturazione e i sistemi aziendali.

Il risultato è un processo amministrativo più strutturato, trasparente e governabile, in grado di supportare la complessità organizzativa di un grande operatore internazionale della logistica e di garantire una gestione affidabile dei flussi documentali e fiscali.