Digitalizzare la gestione dei documenti amministrativi in un grande gruppo del settore siderurgico

Una importante realtà appartenente a uno dei principali gruppi internazionali dell’industria siderurgica, specializzata nella commercializzazione e nell’assistenza tecnica di prodotti in acciaio, aveva l’esigenza di rendere più strutturata ed efficiente la gestione della propria documentazione amministrativa.

L’obiettivo era superare una gestione frammentata dei documenti introducendo un sistema centralizzato in grado di governare fatture, libri contabili, contratti e altra documentazione aziendale, semplificandone al tempo stesso l’acquisizione, l’archiviazione e la consultazione.

Un ulteriore elemento riguardava la necessità di integrare nel processo documenti provenienti da fonti differenti: sia quelli disponibili all’interno del Cassetto Fiscale, sia i documenti ricevuti come allegati tramite posta elettronica.

Parallelamente, l’azienda aveva l’esigenza di strutturare i processi approvativi e di firma elettronica, garantendo la completa tracciabilità delle attività effettuate sui documenti e completando il loro ciclo di vita attraverso la Conservazione Digitale a norma.

La sfida era quindi creare un modello integrato capace di mettere in relazione documenti, approvazioni, firme e conservazione, migliorando il controllo delle informazioni e garantendo maggiore sicurezza e compliance.

Per rispondere a queste esigenze, l’azienda ha scelto una soluzione Havant integrata basata su Docsweb e AgileSign.

Docsweb costituisce il repository documentale centralizzato, organizzato attraverso archivi dedicati per fatture attive, passive ed estere, libro giornale, contratti e altri documenti, rendendo le informazioni disponibili online attraverso un’interfaccia web con accesso regolato per gli utenti.

Un elemento importante del progetto riguarda anche l’acquisizione dei documenti. La soluzione consente di recuperare, previa delega, i documenti direttamente dal Cassetto Fiscale e importarli nella piattaforma, oltre a permettere il caricamento degli allegati ricevuti via e-mail direttamente dalla casella Outlook.

A questa componente documentale si affianca AgileSign, utilizzata per digitalizzare i workflow approvativi e di firma. Il documento può essere caricato in piattaforma, associato a un determinato iter di approvazione e successivamente inviato alla firma, mantenendo il tracciamento completo delle azioni effettuate. Una volta approvato o sottoscritto, viene archiviato direttamente all’interno della soluzione. Il progetto prevede inoltre certificati di firma qualificata per i firmatari designati.

A completamento del processo è stato previsto un ambiente dedicato alla Conservazione Digitale a norma per la documentazione presente in Docsweb, comprese fatture e libri contabili.

L’introduzione delle soluzioni Havant permette all’azienda di costruire un modello più centralizzato e strutturato per la gestione della documentazione amministrativa, riunendo all’interno dello stesso ecosistema processi che precedentemente richiedevano strumenti e modalità operative differenti.

L’acquisizione dei documenti dal Cassetto Fiscale e dalle caselle e-mail riduce le attività necessarie per raccogliere e trasferire manualmente la documentazione, mentre la creazione di archivi dedicati ne facilita l’organizzazione, la consultazione e il controllo.

L’integrazione con AgileSign consente inoltre di estendere la digitalizzazione oltre la semplice archiviazione, governando approvazioni e firme elettroniche e garantendo la tracciabilità delle attività effettuate su ciascun documento.

La Conservazione Digitale a norma completa infine il ciclo documentale, consentendo di gestire nel tempo la documentazione secondo un modello orientato alla sicurezza e alla compliance.

Il risultato è un processo più integrato, tracciabile ed efficiente, nel quale acquisizione, archiviazione, approvazione, firma e conservazione diventano fasi coordinate di un unico percorso digitale.