Digitalizzare Procurement e HR in un primario gruppo industriale internazionale

Un importante gruppo industriale italiano con una forte presenza internazionale, specializzato nella progettazione e produzione di componenti elettromeccanici e soluzioni avanzate per il settore energetico e industriale, aveva l’esigenza di evolvere la gestione di due processi strategici: la qualifica dei fornitori e la gestione del fascicolo digitale dei collaboratori.

Sul fronte Procurement, la necessità era quella di strutturare l’intero processo di qualificazione, dalla raccolta della documentazione alla verifica dei requisiti, fino alla gestione di approvazioni, scadenze e rinnovi. Certificazioni, documentazione amministrativa e altri requisiti dovevano essere mantenuti costantemente aggiornati, garantendo maggiore controllo sullo stato di qualifica dei fornitori.

Parallelamente, in ambito HR, l’azienda aveva l’esigenza di centralizzare e governare il patrimonio documentale relativo a dipendenti e collaboratori, creando un fascicolo digitale completo per ciascuna risorsa e semplificando attività quali raccolta, distribuzione, presa visione, approvazione e aggiornamento dei documenti.

La sfida comune era quindi superare una gestione frammentata delle informazioni e costruire processi più automatizzati, tracciabili e governabili, nei quali il documento non fosse semplicemente archiviato, ma diventasse parte attiva dei workflow aziendali.

Havant ha progettato una soluzione basata su Docsweb AI, creando un unico ambiente digitale nel quale gestire i processi documentali relativi a fornitori e collaboratori e integrando funzionalità di Intelligenza Artificiale, firma elettronica e conservazione digitale.

Per la Qualifica Fornitori, è stato strutturato un processo che permette di gestire l’anagrafica dei fornitori, classificarli in funzione delle categorie di appartenenza, richiedere la documentazione necessaria e governarne verifica, approvazione e scadenze. I fornitori possono essere coinvolti direttamente nel processo attraverso comunicazioni dedicate, mentre le funzioni interne mantengono il controllo sullo stato della documentazione e sulle attività ancora da completare.

L’Intelligenza Artificiale introduce un ulteriore livello di automazione: i documenti caricati dai fornitori possono essere riconosciuti e classificati automaticamente, mentre le informazioni rilevanti vengono estratte e utilizzate per supportare i controlli previsti dal processo. L’obiettivo è ridurre le attività manuali di classificazione e verifica, permettendo agli operatori di concentrarsi soprattutto sulle eccezioni e sulle attività a maggiore valore.

Sul fronte HR, Docsweb gestisce invece il Fascicolo Digitale del Collaboratore, raccogliendo in un unico ambiente la documentazione associata a ciascuna risorsa e organizzandola in funzione di rapporto, mansione, reparto e altre caratteristiche rilevanti. Il sistema gestisce inoltre obbligatorietà e scadenze dei documenti, workflow di validazione e notifiche per attività da completare o documentazione da rinnovare.

Il progetto prevede anche l’integrazione con il sistema HR già utilizzato dall’azienda, così da mantenere allineate le anagrafiche e le informazioni dei collaboratori, e introduce modalità digitali per coinvolgere direttamente le persone nei processi documentali.

A completare il modello sono AgileSign, per gestire firma e approvazione elettronica dei documenti, e la Conservazione Digitale a Norma, che consente di governare l’intero ciclo di vita documentale, dalla raccolta fino alla sottoscrizione e alla conservazione.

Il progetto permette di riunire all’interno di un unico ecosistema digitale due processi strategici dell’organizzazione, creando un modello più strutturato e integrato per la gestione di fornitori e collaboratori.

In ambito Procurement, la centralizzazione delle informazioni permette di avere maggiore visibilità sullo stato di qualifica dei fornitori e sulla completezza della relativa documentazione, mentre workflow, notifiche e controlli sulle scadenze contribuiscono a ridurre le attività manuali necessarie per verificare e mantenere aggiornati i fascicoli.

Sul fronte HR, il Fascicolo Digitale consente di costruire una visione completa e aggiornata della documentazione di ciascun collaboratore, semplificando la distribuzione dei documenti, le attività di presa visione e firma e il monitoraggio di scadenze e adempimenti.

L’Intelligenza Artificiale contribuisce inoltre a trasformare il documento da contenuto semplicemente archiviato a fonte di informazioni utilizzabile direttamente nei processi, automatizzando classificazione ed estrazione dei dati e supportando le successive attività di controllo.

Il risultato è un modello documentale più efficiente, tracciabile e scalabile, che integra gestione dei contenuti, workflow, AI, firma elettronica e conservazione e crea una base comune per evolvere ulteriormente la digitalizzazione dei processi aziendali.