Digitalizzare la rendicontazione delle attività in un primario gruppo industriale internazionale

Un importante gruppo industriale italiano, con una forte presenza internazionale e specializzato nello sviluppo e nella produzione di materiali e soluzioni tecnologiche avanzate, aveva l’esigenza di evolvere la gestione delle attività progettuali e della relativa rendicontazione delle ore.

La necessità era quella di superare una gestione distribuita delle informazioni e costruire un processo maggiormente integrato con i sistemi aziendali, capace di mettere in relazione persone, progetti, task, centri di costo, ore lavorate e dati di presenza.

In particolare, era fondamentale garantire la coerenza tra le ore rendicontate sui singoli progetti e le presenze effettive, introducendo al tempo stesso un processo strutturato di verifica e approvazione e una maggiore visibilità per responsabili di progetto, responsabili organizzativi e funzioni amministrative.

Un ulteriore elemento riguardava il controllo delle ore dedicate ai progetti, particolarmente rilevante nel caso di iniziative finanziate: l’azienda aveva bisogno di monitorare l’avanzamento rispetto ai budget definiti e intervenire tempestivamente in presenza di eventuali scostamenti.

Per rispondere a queste esigenze, Havant ha progettato un modulo Timesheet personalizzato, sviluppato sulle specificità organizzative del Gruppo e integrato con l’ecosistema Oracle già presente in azienda.

La soluzione centralizza la rendicontazione delle ore su una struttura articolata per progetto e task e acquisisce quotidianamente da Oracle le informazioni relative agli utenti, alla struttura dei centri di costo e ai progetti. I dati relativi alle presenze vengono utilizzati per effettuare controlli automatici di coerenza, mentre, al termine del processo, le informazioni consolidate vengono nuovamente messe a disposizione di Oracle.

Il processo è governato attraverso un workflow di rendicontazione e approvazione con ruoli e livelli di visibilità differenziati. L’utente inserisce le ore sui progetti assegnati; il responsabile verifica e approva quanto rendicontato; i responsabili di centro di costo e delle risorse possono monitorare le informazioni di propria competenza; la funzione Accounting mantiene una visione complessiva del processo e gestisce la contabilizzazione finale.

La piattaforma introduce inoltre controlli automatici che impediscono l’invio del timesheet in presenza di dati mancanti o quando le ore rendicontate risultano superiori alle presenze effettive, aumentando l’affidabilità delle informazioni prima ancora della fase di approvazione.

Particolare attenzione è stata dedicata anche alla governance dei budget di progetto: è possibile definire un limite massimo di ore rendicontabili e una seconda soglia di allerta che permette di segnalare al responsabile il superamento di determinati livelli di consumo, senza interrompere il workflow.

Il nuovo modello permette di trasformare la rendicontazione delle ore da attività prevalentemente amministrativa a strumento di controllo e governance dei progetti, creando un collegamento strutturato tra attività svolte, presenze, organizzazione aziendale e sistemi gestionali.

La centralizzazione delle informazioni e i controlli automatici consentono di ridurre i disallineamenti tra ore lavorate e ore rendicontate, rendendo il dato più affidabile prima della sua contabilizzazione. Allo stesso tempo, workflow, ruoli e visibilità differenziate permettono a ciascun responsabile di accedere alle informazioni pertinenti e di intervenire nel processo secondo le proprie responsabilità.

Il monitoraggio dei budget introduce inoltre un livello ulteriore di controllo sulle attività progettuali, consentendo di verificare progressivamente il consumo delle ore e di intercettare eventuali superamenti attraverso blocchi o alert automatici.

L’integrazione bidirezionale con Oracle completa il processo, evitando la creazione di un sistema isolato e mantenendo allineate le informazioni tra il Timesheet e l’ecosistema applicativo aziendale. Il risultato è una gestione più strutturata, trasparente e governabile delle attività progettuali, con dati maggiormente affidabili a supporto delle funzioni operative, amministrative e decisionali.