Digitalizzare e rendere più sicura la gestione degli accessi in una realtà industriale

Una importante realtà industriale italiana, attiva nella produzione e distribuzione di componenti e soluzioni tecniche per numerosi settori produttivi, aveva l’esigenza di digitalizzare e ottimizzare la gestione degli ingressi di visitatori e personale esterno nei propri ambienti aziendali.

In un contesto industriale, la gestione degli accessi non rappresenta infatti soltanto un’attività organizzativa, ma coinvolge aspetti fondamentali legati alla sicurezza delle persone, alla privacy, alla corretta gestione della documentazione e al controllo delle presenze.

L’obiettivo era quindi superare il tradizionale registro cartaceo e introdurre un processo digitale capace di rendere più semplice e veloce l’accoglienza dei visitatori, garantendo allo stesso tempo la possibilità di verificare rapidamente chi si trova all’interno dell’azienda, anche in caso di emergenza. Il progetto prevedeva inoltre la centralizzazione delle informazioni per consentire una gestione più strutturata degli accessi.

Per rispondere a queste esigenze, Havant ha implementato Agevole Registro Visitatori, una soluzione dedicata alla gestione digitale e centralizzata degli ingressi, che consente di accompagnare l’intero percorso del visitatore dall’invito al check-in, fino alla registrazione dell’uscita.

Attraverso un portale web centralizzato, l’azienda può organizzare preventivamente le visite e inviare all’ospite un invito digitale via e-mail contenente le informazioni necessarie per l’accesso. Una volta arrivato in sede, il visitatore può completare rapidamente la registrazione attraverso un tablet posizionato all’ingresso oppure, in modalità touchless, direttamente dal proprio smartphone.

La soluzione permette di gestire anche gli accessi senza pre-registrazione: in questo caso il visitatore può inserire i propri dati direttamente dal tablet presente all’ingresso oppure il personale aziendale può registrare e validare ingresso e uscita tramite portale o applicazione.

Un ulteriore elemento di semplificazione è rappresentato dall’integrazione con Microsoft 365: gli utenti possono organizzare la visita direttamente da Outlook, senza accedere ad altri sistemi. Il software intercetta l’invito e avvia automaticamente il processo di registrazione dell’ospite.

Il processo integra inoltre la gestione della documentazione di sicurezza, consentendo di mettere a disposizione del visitatore protocolli e informazioni aziendali e di verificarne la presa visione. Al termine della registrazione può essere prevista anche la stampa di un badge identificativo, in funzione delle policy definite dall’organizzazione.

L’introduzione di Agevole Registro Visitatori consente all’azienda di trasformare la gestione degli accessi in un processo digitale, centralizzato e maggiormente controllato, eliminando il registro cartaceo e riducendo le attività manuali legate all’accoglienza degli ospiti.

La digitalizzazione permette di velocizzare le operazioni di check-in e check-out, organizzare preventivamente le visite e offrire agli ospiti diverse modalità di registrazione, compresa un’esperienza touchless tramite smartphone.

Allo stesso tempo, la disponibilità in tempo reale delle informazioni sugli accessi consente di avere maggiore visibilità sulle persone presenti negli ambienti aziendali, un aspetto particolarmente rilevante in contesti industriali e in situazioni di emergenza. Privacy, sicurezza e documentazione aggiornata costituiscono infatti obiettivi espliciti del progetto.

Il risultato è un modello di gestione delle visite più efficiente, sicuro e organizzato, che migliora sia il controllo interno sia l’esperienza del visitatore, integrando in un unico processo inviti, registrazione, documentazione di sicurezza, identificazione e monitoraggio delle presenze.