Mondadori centralizza documenti e processi in un unico ecosistema digitale

Gruppo Mondadori è una delle principali media company europee e rappresenta un punto di riferimento nel panorama editoriale italiano. Con oltre un secolo di storia, il Gruppo occupa una posizione di leadership nel mercato dei libri, dei magazine e del retail editoriale, attraverso una rete di oltre 600 librerie, oltre 4.000 dipendenti, differenti format di negozio e una forte presenza nei canali digitali.

Da sempre orientato all’innovazione, il Gruppo Mondadori ha avviato già nei primi anni Duemila un importante percorso di trasformazione digitale con l’obiettivo di migliorare l’efficienza operativa, ridurre la dipendenza dalla documentazione cartacea e favorire una collaborazione più fluida tra le diverse funzioni aziendali.

L’esigenza iniziale nasce dalla digitalizzazione del ciclo passivo e dei processi amministrativi, ma nel tempo si è evoluta in una strategia più ampia finalizzata a creare un ecosistema documentale unico, in grado di supportare processi sempre più complessi, superare la frammentazione tra sistemi differenti, garantire compliance normativa e accompagnare la crescita del Gruppo attraverso strumenti digitali scalabili e integrati.

Havant ha accompagnato Mondadori nella costruzione di un ecosistema digitale integrato basato su Docsweb, AgileSign, Fattura Semplice, Trasporto Semplice e servizi di conservazione digitale.

Al centro di questo ecosistema si trova Docsweb, implementato come piattaforma per la gestione documentale, l’automazione dei workflow e la digitalizzazione dei processi aziendali. Nel corso degli anni, la soluzione si è progressivamente estesa a numerose aree del Gruppo, trasformandosi in un vero e proprio abilitatore della digital transformation aziendale.

Il primo ambito di applicazione ha riguardato la digitalizzazione del ciclo passivo e dei processi amministrativi, dalla gestione di fatture, contratti e rendiconti fino a registri IVA, libri contabili e LUL. Integrato con i sistemi aziendali, Docsweb ha automatizzato la gestione documentale e i flussi di verifica e approvazione. Con Fattura Semplice, Mondadori ha inoltre centralizzato la gestione delle fatture attive e passive, le comunicazioni con Sistema di Interscambio e Agenzia delle Entrate e il monitoraggio dei relativi flussi.

Il progetto è stato successivamente esteso al procurement, digitalizzando la qualificazione, la collaborazione e la negoziazione con i fornitori attraverso portali dedicati, workflow e tecnologia push.

In ambito Logistica, Trasporto Semplice supporta la gestione documentale dei processi di importazione ed esportazione, automatizzando il recupero della documentazione relativa alle importazioni extra-UE e la comunicazione con l’Agenzia delle Dogane e dei Monopoli.

Con l’adozione di Docsweb è stato, inoltre, possibile centralizzare la documentazione dei 600 punti vendita del Gruppo, organizzando contratti di affitto, turnazioni, codice etico e documentazione privacy in un ambiente unico e strutturato, a supporto di una realtà con oltre 4.000 dipendenti.

La trasformazione ha coinvolto anche i processi HR, con la digitalizzazione del fascicolo del dipendente, delle assunzioni e dell’onboarding. L’integrazione con AgileSign ha esteso la firma elettronica ai processi interni ed esterni, coinvolgendo dipendenti, candidati, collaboratori e fornitori.

A completare l’ecosistema, un repository documentale centralizzato e i servizi di conservazione digitale a norma AgID garantiscono la gestione dell’intero ciclo di vita dei documenti amministrativi, fiscali, legali e probatori.

Il progetto si inserisce infine nel journey to cloud di Mondadori, accompagnando l’evoluzione dell’infrastruttura documentale verso un modello sempre più centralizzato e integrato.

La collaborazione tra Havant e Gruppo Mondadori, sviluppata in oltre vent’anni di evoluzione continua, ha consentito di costruire una piattaforma digitale trasversale capace di supportare numerosi processi aziendali e accompagnare il Gruppo nelle diverse fasi della propria trasformazione organizzativa.

Grazie a Docsweb sono stati digitalizzati e resi disponibili oltre 5,5 milioni di documenti, consultabili da centinaia di utenti attraverso un ambiente centralizzato e sicuro integrato con i sistemi aziendali. Oltre 500 utenti accedono direttamente alla piattaforma, mentre l’intero Gruppo beneficia della disponibilità delle informazioni attraverso le applicazioni gestionali integrate.

La progressiva eliminazione della carta e l’automazione dei workflow hanno migliorato significativamente l’efficienza operativa, accelerando i processi amministrativi, semplificando la collaborazione tra le diverse funzioni aziendali e riducendo la necessità di trasferire documentazione fisica tra sedi e dipartimenti. Il perimetro della collaborazione si è inoltre progressivamente ampliato, includendo la gestione delle bolle estere e la digitalizzazione della documentazione relativa ai diritti d’autore, con procedure per il riconoscimento automatico dei dati degli autori.