Creare un dossier digitale intelligente per valorizzare la documentazione di prodotto nel settore farmaceutico

Un’importante azienda farmaceutica italiana, attiva nello sviluppo e nella commercializzazione di farmaci, dispositivi medici e integratori alimentari, aveva l’esigenza di evolvere la gestione del proprio patrimonio documentale legato ai prodotti.

Nel tempo, infatti, informazioni tecniche, documentazione regolatoria, materiali di ricerca e contenuti provenienti da differenti sistemi aziendali avevano dato origine a un patrimonio informativo articolato, la cui consultazione richiedeva di accedere a fonti e documenti diversi.

L’obiettivo era quindi creare una visione unitaria delle informazioni associate a ciascun prodotto, mettendo in relazione documenti e dati oggi distribuiti e consentendo agli utenti di individuare più rapidamente i contenuti necessari alle proprie attività.

In un settore fortemente regolamentato come quello farmaceutico, la sfida non riguardava soltanto la velocità di accesso alle informazioni, ma anche la possibilità di costruire un modello documentale strutturato, governato e facilmente consultabile, capace di valorizzare nel tempo la conoscenza sviluppata dall’azienda.

Per rispondere a questa esigenza, Havant ha progettato un Dossier Digitale di Prodotto basato su Docsweb AI, evolvendo l’ambiente documentale già presente in azienda e integrandovi funzionalità di Intelligenza Artificiale.

Il progetto prevede la creazione di archivi dedicati alla gestione della documentazione associata ai prodotti e consente di organizzare le informazioni attraverso criteri comuni, mettendo in relazione i documenti con i relativi prodotti e rendendoli disponibili all’interno di un unico ambiente.

L’Intelligenza Artificiale permette di estrarre automaticamente informazioni e metadati dai documenti, supportarne la classificazione e valorizzare contenuti che altrimenti rimarrebbero distribuiti all’interno di file differenti. Docsweb AI consente inoltre di interrogare il patrimonio documentale in linguaggio naturale, facilitando l’individuazione delle informazioni rilevanti senza dover conoscere preventivamente il documento nel quale sono contenute.

Il dossier diventa così il punto di accesso alle informazioni relative al singolo prodotto, aggregando la documentazione disponibile e consentendo di navigarla secondo differenti criteri di ricerca e classificazione.

Il progetto introduce inoltre un workflow approvativo per l’archivio Marketing e un sistema di notifiche per segnalare la pubblicazione di nuovi documenti, rafforzando la governance del processo di aggiornamento del patrimonio informativo.

Il progetto permette di trasformare una documentazione distribuita tra archivi, file e sistemi differenti in un patrimonio informativo organizzato attorno al prodotto, offrendo agli utenti un punto di accesso più semplice e strutturato alla conoscenza aziendale.

Il Dossier Digitale consente di ridurre il tempo dedicato alla ricerca delle informazioni, facilitando la consultazione dei contenuti e offrendo una visione più completa della documentazione disponibile per ciascun prodotto.

L’Intelligenza Artificiale aggiunge un ulteriore livello di valore: non si limita a rendere ricercabili i documenti, ma permette di comprenderne e valorizzarne il contenuto, estrarre informazioni rilevanti e consentire agli utenti di interagire con il patrimonio documentale attraverso domande formulate in linguaggio naturale.

Workflow e notifiche contribuiscono inoltre a rendere più strutturata la gestione delle nuove informazioni, favorendo maggiore controllo, aggiornamento e condivisione della documentazione tra le funzioni coinvolte.

Il risultato è un modello di knowledge management più evoluto, nel quale la documentazione di prodotto passa da insieme di file e informazioni distribuite a una base di conoscenza accessibile e valorizzabile, a supporto delle attività operative e decisionali dell’azienda.