Digitalizzare le note spese nel settore farmaceutico

Un’importante azienda internazionale del settore farmaceutico, specializzata nella ricerca, produzione e commercializzazione di farmaci e soluzioni per la salute, aveva l’esigenza di ripensare il processo di gestione delle note spese, rendendolo completamente digitale, più efficiente e pienamente integrato con i sistemi aziendali.

La gestione delle note spese coinvolge quotidianamente numerosi dipendenti e rappresenta un processo amministrativo che richiede precisione, rapidità e pieno rispetto delle policy aziendali e delle normative fiscali. L’utilizzo di procedure manuali e documentazione cartacea rendeva il processo più complesso, aumentando i tempi di lavorazione e il rischio di errori nella raccolta, verifica e rendicontazione delle spese.

L’obiettivo era introdurre una piattaforma unica in grado di digitalizzare l’intero processo di gestione delle note spese, dalla registrazione dei giustificativi fino ai flussi approvativi, all’integrazione con i sistemi amministrativi e HR e alla conservazione digitale della documentazione, migliorando efficienza, controllo e compliance.

Per supportare questo percorso di digitalizzazione, Havant ha implementato SmartEX, la piattaforma dedicata alla gestione intelligente delle note spese, disponibile tramite Web App e applicazione mobile per dispositivi iOS e Android.

La soluzione consente ai dipendenti di registrare le spese direttamente da smartphone, acquisendo i giustificativi fotografici in tempo reale e trasformando la rendicontazione in un’attività semplice e immediata. Grazie al motore OCR integrato, SmartEX estrae automaticamente le principali informazioni contenute negli scontrini e nelle ricevute, riducendo le attività manuali di compilazione e migliorando la qualità dei dati acquisiti.

La piattaforma governa l’intero processo attraverso workflow approvativi configurabili, controlli automatici sulle policy aziendali, gestione dei centri di costo, anticipi, valute estere, rimborsi chilometrici e attribuzione delle spese a clienti, commesse o progetti. Alert automatici segnalano eventuali anomalie, come superamento dei massimali, spese duplicate o dati mancanti, garantendo maggiore controllo e conformità alle regole aziendali.

Particolare attenzione è stata dedicata all’integrazione con l’ecosistema applicativo dell’azienda. SmartEX dialoga con il sistema ERP JD Edwards, con il sistema payroll Zucchetti e con il sistema HR per l’allineamento automatico delle anagrafiche utenti. La soluzione gestisce inoltre l’importazione automatica delle transazioni provenienti da carte aziendali e Telepass e si integra con Docsweb per l’archiviazione digitale delle note spese e la riconciliazione automatica delle fatture passive con la documentazione caricata dai dipendenti.

A completamento del processo, tutta la documentazione viene inviata automaticamente in conservazione digitale a norma AgID, assicurando integrità, reperibilità e piena validità nel tempo.

L’introduzione di SmartEX ha consentito all’azienda di digitalizzare e standardizzare l’intero processo di gestione delle note spese, sostituendo attività manuali e documentazione cartacea con un flusso digitale, integrato e completamente tracciabile.

La registrazione delle spese tramite dispositivi mobili e l’automazione dei workflow approvativi hanno semplificato le attività quotidiane degli utenti, riducendo i tempi di gestione e migliorando la qualità delle informazioni raccolte.

L’integrazione con ERP, sistema paghe, piattaforma HR e Docsweb ha eliminato duplicazioni informative e attività di riconciliazione manuale, favorendo una gestione più efficiente dei flussi amministrativi e contabili.

Grazie ai controlli automatici sulle policy aziendali, alla conservazione digitale a norma e alla completa tracciabilità delle operazioni, l’organizzazione dispone oggi di un sistema centralizzato che garantisce maggiore controllo, sicurezza e compliance, contribuendo a rendere il processo di gestione delle note spese più efficiente, affidabile e facilmente governabile.