Continuità operativa e supporto IT nel settore eventi

Un’importante realtà italiana attiva nel settore dei servizi per eventi, della comunicazione e dell’experience marketing, che supporta aziende e brand nell’organizzazione e gestione di eventi, nella fornitura di personale e nei servizi collegati alla comunicazione e al consumer engagement, aveva l’esigenza di rafforzare la gestione quotidiana del proprio ambiente IT, garantendo continuità operativa, livelli di servizio costanti e un supporto più efficace alle persone.

La crescente centralità dei sistemi informativi nei processi aziendali, unita alla presenza di utenti distribuiti tra le sedi di Milano e Roma e in modalità di lavoro agile, rendeva necessario adottare un modello capace di presidiare in maniera coordinata sia le postazioni di lavoro e le richieste degli utenti, sia le componenti infrastrutturali alla base dell’operatività dell’organizzazione.

L’esigenza era quindi superare una gestione frammentata delle attività di assistenza e affidarsi a un partner in grado di prendere in carico il servizio attraverso un modello strutturato, combinando competenze specialistiche, supporto da remoto e presenza diretta presso il cliente.

Particolare attenzione era richiesta anche alla capacità di prevenire le criticità, monitorando costantemente lo stato dell’infrastruttura e intervenendo non soltanto in risposta agli incident, ma anche attraverso attività di manutenzione, aggiornamento, backup e controllo continuo dei sistemi.

Havant ha implementato un modello integrato di IT Managed Services, assumendo la gestione coordinata delle attività di supporto agli utenti e di presidio dell’infrastruttura attraverso quattro componenti principali: Service Management, Help Desk remoto di 1° e 2° livello, On-Site Services e Remote Infrastructure Services.

Il Service Management rappresenta il punto di coordinamento dell’intero servizio, con la responsabilità di governare le diverse attività, monitorare i livelli di servizio e mantenere un confronto periodico con il cliente. A supporto degli utenti è stato attivato un Help Desk di 1° e 2° livello, disponibile per le sedi di Milano e Roma e per le persone che lavorano in modalità agile. Il servizio copre postazioni desktop e notebook, dispositivi mobili, Microsoft 365, posta elettronica, antivirus, account aziendali, accesso alla rete, VPN e repository condivisi.

Le richieste vengono gestite attraverso un modello multicanale – telefono, portale web ed e-mail – e registrate all’interno di una piattaforma di trouble ticketing, consentendo di strutturare la presa in carico e l’instradamento verso il gruppo di supporto competente.

Al supporto remoto è stato affiancato un presidio on-site, in grado di intervenire direttamente sulle attività che richiedono prossimità fisica, dalla configurazione delle postazioni agli interventi hardware e ai servizi IMAC. Le risorse presenti presso il cliente lavorano in coordinamento con il team remoto, creando un unico modello di assistenza.

Il progetto comprende inoltre la gestione remota dell’infrastruttura, con monitoraggio proattivo degli ambienti virtualizzati, delle macchine virtuali e dello storage, manutenzione e aggiornamento dei sistemi operativi e dei principali servizi, controllo dei processi di backup e Disaster Recovery, supporto alle VPN e alla sicurezza perimetrale e reporting periodico sullo stato dei sistemi.

L’avvio è stato gestito attraverso una fase strutturata di affiancamento e passaggio di consegne, finalizzata a documentare l’ambiente infrastrutturale, consolidare la conoscenza di server, apparati, postazioni e strumenti di gestione e consentire ad Havant di prendere progressivamente in carico i sistemi garantendo continuità del supporto e rispetto degli SLA concordati.

L’introduzione del nuovo modello ha permesso all’azienda di ricondurre supporto agli utenti, presidio delle postazioni e gestione dell’infrastruttura all’interno di un servizio coordinato, con responsabilità e modalità operative definite.

Gli utenti possono contare su un punto di riferimento strutturato per la gestione delle richieste e degli incident, mentre la combinazione tra assistenza remota e presidio on-site consente di intervenire in maniera efficace anche sulle problematiche che richiedono un’attività diretta sulle postazioni o sull’infrastruttura.

Il monitoraggio proattivo dei sistemi e le attività periodiche di manutenzione, aggiornamento, backup e controllo dell’infrastruttura contribuiscono inoltre a prevenire le criticità e mantenere gli ambienti IT stabili, aggiornati e costantemente presidiati, anziché intervenire esclusivamente in seguito a un problema.

Il risultato è un modello di gestione IT più strutturato e continuativo, capace di coniugare supporto alle persone, competenze sistemistiche e presidio dell’infrastruttura, migliorando l’efficienza dei processi di assistenza e garantendo maggiore continuità all’operatività aziendale.

La continuità del rapporto è confermata anche dall’amendment sottoscritto nel 2026, che mantiene invariati il perimetro dei servizi, gli SLA, le responsabilità e le modalità operative definite nel contratto originario.