Onboarding digitale per migliaia di lavoratori

Una delle principali agenzie italiane per il lavoro, attiva su tutto il territorio nazionale e specializzata nella ricerca, selezione, somministrazione e gestione delle risorse umane, aveva l’obiettivo di innovare il processo di onboarding dei candidati, rendendolo completamente digitale e accessibile anche a distanza.

In un settore caratterizzato da elevati volumi di assunzioni e dalla necessità di formalizzare rapidamente i rapporti di lavoro, la gestione tradizionale dei documenti, delle firme e delle attività di identificazione rappresentava un elemento di complessità sia per l’organizzazione sia per i lavoratori.

L’obiettivo del progetto era creare un processo unico e integrato che consentisse di gestire tutte le fasi dell’onboarding, dall’acquisizione dei dati del candidato fino alla sottoscrizione del contratto e alla conservazione della documentazione, eliminando la necessità di recarsi fisicamente in filiale e garantendo al tempo stesso sicurezza, validità legale e conformità normativa.

Per supportare questo percorso di trasformazione, Havant ha realizzato una piattaforma integrata basata su Docsweb Digital HR e AgileSign, progettata per digitalizzare l’intero processo di onboarding e integrarsi con il sistema gestionale HR già utilizzato dall’azienda.

La soluzione consente di orchestrare tutte le fasi del processo attraverso workflow digitali che collegano automaticamente i sistemi aziendali con la piattaforma documentale e di firma elettronica.

Una volta avviata la pratica di assunzione, il candidato riceve un invito digitale che gli permette di completare il riconoscimento dell’identità da remoto tramite una procedura certificata. Al termine della verifica, il sistema genera automaticamente il certificato necessario per l’attivazione della Firma Elettronica Avanzata e abilita il processo di sottoscrizione dei documenti.

Attraverso AgileSign, il candidato può prendere visione e firmare contratti, informative e documentazione amministrativa direttamente da smartphone, tablet o PC, senza installare software dedicati e senza la necessità di recarsi presso una filiale.

L’integrazione con il sistema gestionale HR consente di sincronizzare automaticamente dati anagrafici, stato delle pratiche e documenti firmati, eliminando duplicazioni e attività manuali. Al termine del processo, tutta la documentazione viene archiviata nel fascicolo digitale del lavoratore e portata automaticamente in conservazione digitale a norma, garantendo integrità, reperibilità e piena validità nel tempo.

L’introduzione della piattaforma di onboarding digitale ha consentito all’azienda di trasformare radicalmente il processo di assunzione, rendendolo completamente digitale, più rapido e facilmente fruibile da candidati, lavoratori e operatori HR.

La possibilità di effettuare il riconoscimento dell’identità e la sottoscrizione dei documenti completamente da remoto ha eliminato gran parte delle attività svolte in presenza, accelerando la formalizzazione dei rapporti di lavoro e migliorando significativamente l’esperienza dei candidati.

L’integrazione tra sistema HR, gestione documentale, firma elettronica e conservazione digitale ha inoltre garantito una maggiore efficienza operativa, riducendo attività manuali, errori e tempi di lavorazione.

Grazie alla completa tracciabilità delle operazioni e all’automazione dei workflow, l’organizzazione dispone oggi di un processo di onboarding sicuro, conforme alle normative vigenti e facilmente scalabile, in grado di supportare elevati volumi di assunzioni mantenendo elevati standard di qualità del servizio.

Il progetto rappresenta un importante passo nel percorso di digitalizzazione delle Risorse Umane, creando un modello operativo moderno, paperless e orientato a semplificare l’interazione tra azienda e lavoratori.