Dalla governance PEC al Digital HR: la trasformazione nei servizi per il lavoro

Un importante gruppo italiano attivo nei servizi per il lavoro e nella somministrazione di personale ha avviato con Havant un percorso progressivo di digitalizzazione, partendo da un’esigenza molto concreta: rendere più sicura, efficiente e controllata la gestione delle comunicazioni PEC.

La presenza di 27 caselle PEC ufficiali richiedeva infatti un modello più strutturato per garantire la corretta presa in carico dei messaggi, evitare accessi impropri, ridurre il rischio di errori di smistamento e prevenire criticità legate alla saturazione delle mailbox. L’obiettivo era centralizzare il processo, mantenendo al tempo stesso una visibilità profilata per utenti e uffici e assicurando piena tracciabilità delle attività.

A partire da questo primo progetto, il Gruppo ha progressivamente esteso il percorso di digitalizzazione ad altri processi ad alta intensità documentale, introducendo prima strumenti di firma elettronica e successivamente un modello più ampio per la gestione digitale dei lavoratori somministrati, dei contratti e della relativa documentazione HR.

L’esigenza è così evoluta da una necessità puntuale di governance delle comunicazioni ufficiali a una visione più ampia: costruire un ecosistema digitale capace di integrare documenti, workflow, firme e processi HR con gli applicativi già presenti in azienda.

Il primo tassello del percorso è stato Docsweb PEC Manager & Protocollo, attraverso cui le 27 caselle PEC sono state ricondotte a un unico ambiente di gestione.

Le comunicazioni vengono importate automaticamente, archiviate e smistate agli uffici competenti attraverso workflow configurabili. Gli utenti accedono secondo profili autorizzativi definiti, possono prendere in carico i messaggi assegnati e monitorarne lo stato di lavorazione, mentre il sistema mantiene traccia delle attività effettuate e consente di presidiare eventuali PEC non ancora gestite.

Su questa prima base di digitalizzazione, il Gruppo ha successivamente introdotto AgileSign, estendendo il modello alla firma elettronica e alla gestione digitale dei documenti sottoscritti. La piattaforma consente di utilizzare differenti modalità di firma e di integrare il processo di sottoscrizione con la conservazione digitale.

Il percorso si è poi evoluto ulteriormente verso la digitalizzazione end-to-end dei processi HR legati ai lavoratori somministrati, attraverso Docsweb Digital HR e AgileSign.

Il progetto prevede la gestione digitale del contratto di lavoro, workflow di firma elettronica, comunicazioni tramite e-mail, SMS o WhatsApp e integrazione con i sistemi HR già presenti. La piattaforma si pone infatti come layer digitale a supporto degli applicativi esistenti, senza richiederne la sostituzione.

Elemento centrale di questa evoluzione è il Fascicolo Digitale del Lavoratore, pensato per raccogliere, organizzare e mantenere aggiornata la documentazione necessaria lungo il rapporto di lavoro. Il sistema consente di definire i documenti richiesti in funzione del profilo e dell’incarico, permetterne il caricamento direttamente da mobile e monitorarne automaticamente le scadenze.

Anche il processo di contrattualizzazione viene digitalizzato: il contratto può essere generato dai sistemi HR, inviato al lavoratore tramite canali digitali, sottoscritto con firma elettronica, gestito attraverso solleciti ed escalation automatiche e infine archiviato nel repository documentale.

Il percorso ha consentito al Gruppo di estendere progressivamente la digitalizzazione da un processo specifico a un modello più ampio e trasversale, partendo dalla governance delle PEC e arrivando alla gestione digitale di firme, contratti e documentazione HR.

La centralizzazione delle 27 caselle PEC ha migliorato il controllo delle comunicazioni ufficiali, riducendo i rischi legati ad accessi impropri, mancata presa in carico e smistamenti non corretti. L’introduzione della firma elettronica ha successivamente reso più semplice e rapido il processo di sottoscrizione dei documenti.

L’evoluzione verso Digital HR ha infine posto le basi per ridurre attività manuali e utilizzo della carta, accelerare onboarding e contrattualizzazione, migliorare la completezza della documentazione e offrire un’esperienza più semplice sia alle filiali sia ai lavoratori e alle aziende clienti. Gli obiettivi dichiarati del progetto comprendono infatti la riduzione dei tempi di onboarding, la progressiva eliminazione della carta, il miglioramento della qualità e completezza dei dati e l’introduzione di nuovi modelli operativi e di controllo.

Il risultato è un percorso di trasformazione nel quale PEC, firma elettronica, documenti e processi HR vengono progressivamente ricondotti a una logica digitale comune, integrata con i sistemi aziendali e pensata per supportare la complessità tipica di un grande operatore nazionale dei servizi per il lavoro.