Procurement digitale per un’azienda di servizi per il lavoro
L'esigenza
Una delle principali realtà italiane specializzate nei servizi per il lavoro, attiva nella ricerca, selezione, somministrazione e gestione del personale, aveva l’obiettivo di rendere più efficiente il ciclo degli acquisti, digitalizzando le attività legate alla gestione degli ordini e uniformando le procedure tra le diverse sedi operative.
La gestione degli ordini di acquisto coinvolgeva infatti più funzioni aziendali e richiedeva un maggiore controllo sui flussi autorizzativi, sulla documentazione e sulla corretta applicazione delle condizioni negoziate con i fornitori.
L’obiettivo era introdurre una piattaforma unica in grado di automatizzare il ciclo degli acquisti, semplificare la creazione degli ordini, centralizzare le informazioni e integrarsi con il sistema ERP aziendale, creando inoltre le basi per una futura evoluzione verso la gestione digitale dell’albo fornitori e dei processi di qualifica.
La soluzione
Per supportare questo percorso di trasformazione, Havant ha implementato Docsweb Digital Procurement, la piattaforma progettata per digitalizzare e automatizzare il ciclo degli acquisti, integrata con il sistema ERP Gamma.
La soluzione consente di gestire l’intero processo attraverso workflow digitali configurabili, permettendo alle funzioni aziendali autorizzate di creare richieste e ordini in modo semplice e controllato, utilizzando listini e condizioni commerciali definite oppure predisponendo ordini specifici per esigenze particolari.
La piattaforma centralizza inoltre tutta la documentazione a supporto del ciclo degli acquisti, gestendo contratti, allegati, versioni e documenti correlati in un unico ambiente digitale, garantendo piena tracciabilità delle informazioni e monitoraggio delle relative scadenze.
Grazie all’integrazione con l’ERP Gamma, il sistema sincronizza automaticamente dati anagrafici, ordini e informazioni di acquisto, eliminando duplicazioni e garantendo continuità tra i processi amministrativi e quelli operativi.
La soluzione è inoltre predisposta per estendere il progetto alla gestione dell’albo fornitori e dei processi di qualifica, consentendo all’organizzazione di evolvere progressivamente verso una governance completa della Supply Chain.
Il risultato
Grazie all’introduzione di Docsweb Digital Procurement, l’organizzazione ha digitalizzato il ciclo degli acquisti, rendendolo più strutturato, veloce e controllato.
L’automazione dei workflow e la centralizzazione delle informazioni hanno semplificato la gestione degli ordini di acquisto, riducendo le attività manuali e migliorando la collaborazione tra le funzioni coinvolte nel procurement.
L’integrazione con l’ERP ha garantito dati sempre allineati e una maggiore continuità tra i processi amministrativi e quelli di acquisto, mentre la gestione centralizzata della documentazione ha aumentato il livello di controllo e la tracciabilità delle informazioni.
La piattaforma costituisce oggi una base solida per l’evoluzione futura del procurement digitale, supportando l’organizzazione nell’estensione del progetto alla gestione dell’albo fornitori e dei relativi processi di qualifica, con un approccio sempre più orientato all’efficienza, alla governance e alla compliance.