Firma digitale nel real estate e asset management

Un primario gruppo italiano attivo nel real estate e nella gestione di patrimoni e asset immobiliari aveva l’esigenza di evolvere il proprio modello di gestione delle firme elettroniche, superando la presenza di strumenti e modalità differenti e costruendo un processo maggiormente centralizzato e trasversale alle diverse aree aziendali.

In un’organizzazione articolata, caratterizzata da numerosi processi documentali e autorizzativi, la firma rappresenta infatti un passaggio fondamentale di workflow che può coinvolgere dipendenti, procuratori e soggetti esterni e interessare volumi significativi di documenti.

L’obiettivo non era quindi semplicemente introdurre un nuovo strumento di firma, ma standardizzare e unificare i processi aziendali attraverso un’unica piattaforma, creando contemporaneamente un archivio centralizzato dei documenti sottoscritti e garantendone la conservazione digitale a norma.

Il progetto doveva inoltre rispondere a esigenze differenti: dalla gestione della firma qualificata per un ampio numero di utenti fino all’automazione di processi caratterizzati da elevati volumi di sottoscrizioni, mantenendo la possibilità di integrare anche le piattaforme di firma già utilizzate dall’organizzazione.

Havant ha accompagnato il Gruppo nell’introduzione di AgileSign come piattaforma aziendale centralizzata per la gestione dei processi di firma elettronica, definendo un modello capace di supportare esigenze e modalità di sottoscrizione differenti.

Il primo ambito ha riguardato la razionalizzazione degli strumenti utilizzati da 140 persone, portando la gestione della firma elettronica qualificata all’interno di un unico ambiente aziendale.

Parallelamente, il progetto ha previsto l’automazione di processi nei quali la sottoscrizione rappresenta un passaggio ricorrente e ad alto volume. In particolare, per la gestione delle perizie è stato definito un processo di firma automatica con delega al sistema destinato a gestire circa 30.000 documenti e 100.000 firme all’anno. La stessa logica è stata prevista per i processi relativi alle disposizioni di pagamento, coinvolgendo specifici procuratori aziendali.

Un ulteriore elemento del progetto riguarda l’integrazione con DocuSign: attraverso un connettore dedicato, i documenti già sottoscritti nell’ambito dei processi di recupero del credito possono confluire nell’archivio aziendale centralizzato e successivamente essere portati in conservazione digitale a norma. In questo modo l’organizzazione può preservare gli strumenti già presenti dove necessario, inserendoli però all’interno di un modello documentale più organico.

La centralizzazione dei documenti firmati e la loro conservazione rappresentano infatti una componente strutturale della soluzione: il progetto prevede un servizio di conservazione digitale a norma per i documenti sottoscritti, completando il ciclo di gestione documentale.

L’architettura è stata inoltre pensata in una prospettiva evolutiva. AgileSign costituisce il primo tassello di un percorso che può essere progressivamente esteso attraverso Docsweb e Digital Organizer, digitalizzando i processi delle diverse aree aziendali e coinvolgendo gli attori interni ed esterni nelle attività di approvazione, caricamento documentale e firma attraverso un unico ecosistema.

Il progetto consente al Gruppo di passare da una gestione distribuita dei momenti di firma a un modello centralizzato, standardizzato e scalabile, capace di supportare sia la firma individuale sia processi caratterizzati da elevati volumi documentali.

La razionalizzazione degli strumenti permette di uniformare l’esperienza per i firmatari e di estendere progressivamente l’utilizzo della firma digitale alle diverse aree aziendali, mentre l’automazione consente di gestire con maggiore efficienza processi ripetitivi e ad alta intensità documentale.

Particolarmente significativa è la capacità di sostenere processi che possono generare fino a 100.000 firme automatiche all’anno, riducendo l’incidenza delle attività manuali nei passaggi di sottoscrizione e rendendo la firma una componente integrata del workflow digitale.

La creazione di un archivio aziendale centralizzato dei documenti firmati, associato alla conservazione digitale a norma, consente inoltre di ricondurre documenti provenienti da processi e strumenti differenti all’interno di un modello documentale comune.

Il risultato è una base tecnologica e organizzativa sulla quale il Gruppo può costruire un percorso più ampio di digitalizzazione: dalla firma del singolo documento alla gestione end-to-end dei processi, estendendo progressivamente il modello alle diverse funzioni aziendali attraverso Docsweb e Digital Organizer.