Governare il ciclo di vita dei contratti nella GDO

Una delle principali realtà italiane della Grande Distribuzione Organizzata, impegnata nel coordinamento delle attività di acquisto, innovazione e servizi per una vasta rete di cooperative, aveva l’obiettivo di evolvere la gestione dei contratti introducendo un modello più strutturato, digitale e condiviso.

La crescita del numero di fornitori e il coinvolgimento di numerose funzioni aziendali rendevano sempre più complesso governare l’intero processo contrattuale. Documenti, approvazioni e versioni erano distribuiti tra strumenti differenti, con il rischio di rallentare le attività, ridurre la visibilità sullo stato delle pratiche e rendere più difficile il controllo di scadenze, rinnovi e responsabilità.

L’organizzazione ha quindi deciso di avviare un percorso di digitalizzazione del Contract Management, partendo dai contratti relativi ai fornitori tecnologici, uno degli ambiti a maggiore complessità gestionale, con una visione di lungo periodo: creare una piattaforma in grado di diventare il punto di riferimento per la gestione del patrimonio contrattuale aziendale e, successivamente, estendersi anche ai processi di qualifica e gestione dei fornitori.

Per accompagnare questa evoluzione, Havant ha implementato Docsweb Contract Management, la piattaforma progettata per digitalizzare e governare l’intero ciclo di vita dei contratti.

La soluzione mette a disposizione un ambiente unico nel quale le diverse funzioni aziendali possono predisporre, condividere, approvare, firmare e archiviare i contratti seguendo un processo completamente digitale e tracciato.

Ogni contratto viene gestito all’interno di un fascicolo digitale che raccoglie documentazione, allegati e tutte le informazioni necessarie per monitorarne il ciclo di vita. Grazie ai metadati associati ai documenti e alla gestione centralizzata delle informazioni, gli utenti possono ricercare rapidamente i contratti, verificarne lo stato di avanzamento e mantenere sotto controllo decorrenze, scadenze e rinnovi.

Un elemento distintivo della soluzione è la gestione del versioning documentale, che consente di tracciare ogni revisione del contratto, conservarne lo storico e garantire che tutte le funzioni coinvolte operino sempre sulla versione corretta del documento, assicurando piena trasparenza durante l’intero iter approvativo.

La piattaforma digitalizza inoltre i workflow autorizzativi, coinvolgendo automaticamente le funzioni competenti secondo le regole organizzative definite dall’azienda e offrendo completa visibilità sullo stato delle approvazioni.

A completamento del processo, l’integrazione con AgileSign consente di gestire la firma elettronica dei contratti senza interrompere il flusso digitale, mentre il collegamento con SAP e con il sistema aziendale dedicato alla gestione dei fornitori assicura la piena integrazione con l’ecosistema applicativo già presente in azienda.

L’introduzione di Docsweb Contract Management ha consentito all’organizzazione di adottare un nuovo modello di gestione dei contratti, basato su processi digitali, informazioni centralizzate e workflow condivisi tra tutte le funzioni coinvolte.

La disponibilità di un unico ambiente di lavoro ha migliorato la collaborazione tra sede e strutture operative, semplificando la gestione delle attività e offrendo una visione completa e sempre aggiornata dello stato di avanzamento di ogni contratto.

L’automazione dei workflow approvativi, unita alla gestione del versioning documentale e al controllo strutturato delle scadenze, ha rafforzato la governance dell’intero patrimonio contrattuale. La possibilità di tracciare ogni modifica, conservare lo storico delle revisioni e garantire che tutte le funzioni coinvolte operino sempre sull’ultima versione approvata del documento assicura maggiore trasparenza, riduce il rischio di errori e migliora il controllo lungo tutto il ciclo di vita del contratto.

Partendo dall’area dei fornitori tecnologici, il progetto ha inoltre posto le basi per un percorso di evoluzione più ampio, destinato ad estendere progressivamente il modello di Contract Management ad altri ambiti aziendali e ad integrare, in una fase successiva, anche i processi di qualifica e gestione dei fornitori.

In questo modo la gestione dei contratti non rappresenta più un insieme di attività distribuite tra strumenti differenti, ma un processo digitale, governato e perfettamente integrato con gli altri sistemi aziendali, capace di supportare l’evoluzione dei processi di Procurement e la crescita dell’organizzazione