Digital HR per 10.000 collaboratori nel retail sportivo

Una delle principali realtà internazionali della distribuzione specializzata di articoli sportivi, presente con centinaia di punti vendita e migliaia di collaboratori, aveva l’obiettivo di semplificare e digitalizzare la gestione documentale delle Risorse Umane, creando un ecosistema unico capace di supportare l’intero ciclo di vita del collaboratore.

L’organizzazione disponeva già di diversi sistemi dedicati alla gestione del personale, tra cui un portale HR, una piattaforma per la gestione dell’azionariato e un applicativo dedicato alle anagrafiche dei dipendenti. La presenza di più strumenti rendeva tuttavia necessario centralizzare documenti e processi, garantendo una gestione uniforme e sicura delle informazioni.

L’obiettivo era creare un’unica piattaforma in grado di gestire il fascicolo digitale dei circa 10.000 collaboratori, digitalizzare i principali processi HR, integrare i sistemi esistenti e assicurare la conservazione digitale della documentazione amministrativa. Inoltre, l’azienda desiderava estendere la digitalizzazione anche alle attività operative dei direttori dei punti vendita, migliorando collaborazione, rapidità di esecuzione e gestione dei processi sul territorio.

Per accompagnare questo percorso di trasformazione, Havant ha implementato Docsweb Digital HR, la piattaforma dedicata alla gestione documentale e alla digitalizzazione dei processi delle Risorse Umane.

Il progetto ha previsto la creazione del fascicolo digitale del collaboratore, attraverso il recupero dello storico documentale e la centralizzazione di tutta la documentazione HR in un unico ambiente sicuro e integrato con i sistemi già presenti in azienda.

La piattaforma consente oggi di gestire i principali processi HR, tra cui l’anagrafica del collaboratore, il fascicolo personale, i processi di hiring, la firma elettronica e la gestione della formazione. A completamento del progetto, sono stati attivati i servizi di Business Process Outsourcing (BPO) e di conservazione digitale a norma per la gestione di documenti quali CU, LUL, modelli 770 e documentazione sottoscritta elettronicamente.

Successivamente il progetto è stato esteso introducendo Digital Organizer by AgileSign per i 190 Direttori dei punti vendita. La soluzione mette a disposizione un ambiente di lavoro digitale attraverso il quale è possibile raccogliere documenti, gestire attività operative, compilare moduli, richiedere approvazioni, condividere informazioni e firmare documenti direttamente da un unico spazio di lavoro digitale, migliorando la collaborazione tra sede centrale e punti vendita.

Grazie all’introduzione di Docsweb Digital HR, l’organizzazione ha centralizzato la gestione documentale delle Risorse Umane, creando un fascicolo digitale unico per oltre 10.000 collaboratori e integrando i diversi sistemi HR già presenti all’interno dell’azienda.

La digitalizzazione dei processi di hiring, firma elettronica, formazione e gestione documentale ha ridotto le attività manuali, migliorato la qualità delle informazioni e garantito una gestione più efficiente e conforme della documentazione amministrativa.

L’attivazione dei servizi di conservazione digitale e BPO ha inoltre consentito di governare in modo strutturato i principali documenti HR, assicurandone integrità, reperibilità e validità nel tempo.

L’estensione del progetto ai 190 Direttori dei punti vendita, attraverso Digital Organizer by AgileSign, ha rappresentato un ulteriore passo nel percorso di trasformazione digitale dell’organizzazione. La disponibilità di un ambiente unico per gestire documenti, attività, approvazioni e firme ha migliorato la collaborazione tra sede e rete territoriale, velocizzando i processi operativi e contribuendo a ridurre l’utilizzo della carta.

Oggi l’azienda dispone di una piattaforma integrata che supporta sia i processi HR sia le attività operative distribuite sul territorio, favorendo un modello organizzativo più efficiente, collaborativo e completamente digitale.