Garantire continuità ai processi di fatturazione di una nuova società di un gruppo internazionale
L'esigenza
Una nuova società italiana appartenente a un importante gruppo internazionale specializzato nella distribuzione di forniture, attrezzature e soluzioni per gli ambienti di lavoro aveva l’esigenza di attivare rapidamente i servizi necessari alla gestione della fatturazione elettronica e della conservazione digitale.
La necessità nasceva dalla volontà di estendere alla nuova realtà aziendale un modello già adottato all’interno del Gruppo, garantendo fin dall’avvio continuità operativa, uniformità nella gestione dei processi amministrativi e conformità normativa.
In particolare, era necessario predisporre un sistema capace di governare in maniera strutturata sia il ciclo attivo sia il ciclo passivo, gestendo lo scambio delle fatture con il Sistema di Interscambio e creando allo stesso tempo un processo affidabile per la conservazione della documentazione fiscale.
Un’esigenza particolarmente rilevante considerando i volumi gestiti, pari a circa 11.000 fatture attive e passive all’anno.
La soluzione
Per rispondere a queste esigenze, la nuova società ha scelto Fattura Semplice, la piattaforma Havant per la gestione integrata dei processi di fatturazione elettronica.
La soluzione opera come intermediario accreditato verso SdI, consentendo di gestire digitalmente la trasmissione e la ricezione delle fatture e di automatizzare controlli e flussi collegati al processo. Sul ciclo attivo, la piattaforma permette di gestire l’invio delle fatture, monitorarne lo stato e ricevere notifiche in presenza di anomalie o situazioni che richiedono attenzione. Sono inoltre disponibili funzionalità di ricerca e reportistica e una gestione degli accessi basata su ruoli e profili. Per il ciclo passivo, Fattura Semplice gestisce la ricezione automatica delle fatture provenienti da SdI, mettendo a disposizione degli utenti strumenti per la consultazione, la ricerca e l’analisi della documentazione.
Al servizio di fatturazione elettronica è stata affiancata la Conservazione Digitale a norma, completando così il ciclo di gestione della documentazione fiscale e amministrativa. Il processo consente di gestire i documenti destinati alla conservazione e di preservarli nel tempo secondo i requisiti previsti dalla normativa.
La nuova società ha potuto così adottare un modello già consolidato all’interno del Gruppo, mantenendo continuità nell’approccio tecnologico e nella gestione dei processi.
Il risultato
L’implementazione della soluzione consente alla nuova società di disporre fin dall’avvio di un processo strutturato e digitalizzato per la gestione della fatturazione elettronica attiva e passiva.
La centralizzazione dei flussi attraverso Fattura Semplice permette di gestire in maniera più efficiente lo scambio con SdI, automatizzando controlli e notifiche e offrendo agli utenti maggiore visibilità sullo stato delle fatture.
La Conservazione Digitale a norma completa il processo, garantendo una gestione sicura e conforme della documentazione fiscale e amministrativa e assicurandone la corretta preservazione nel tempo.
Il progetto permette soprattutto di estendere alla nuova società un modello già consolidato a livello di Gruppo, favorendo uniformità dei processi, continuità operativa e razionalizzazione dei servizi tecnologici.
Il risultato è un sistema scalabile, conforme e immediatamente operativo, capace di supportare volumi significativi di documenti e accompagnare la nuova realtà nel proprio percorso di crescita.