Digitalizzare e governare i documenti HR nella Grande Distribuzione Specializzata

Uno dei principali operatori italiani nella distribuzione di elettronica di consumo, con 271 negozi diretti, 254 punti vendita affiliati e circa 5.000 dipendenti, aveva l’esigenza di evolvere profondamente la gestione della documentazione HR.

Le dimensioni dell’organizzazione, il numero di collaboratori e la capillarità della rete rendevano particolarmente complessa la gestione di un patrimonio documentale molto ampio, composto da informazioni personali e dati sensibili che richiedevano elevati livelli di sicurezza, controllo e riservatezza.

La sfida non consisteva semplicemente nel trasformare i documenti cartacei in file digitali. Era necessario digitalizzare, classificare e organizzare correttamente la documentazione, associando a ogni documento le informazioni necessarie per renderlo facilmente reperibile e fruibile in funzione della sua tipologia e delle relative autorizzazioni.

A questo si aggiungeva la necessità di gestire digitalmente anche la firma della documentazione HR, coinvolgendo sia il personale interno sia i candidati e creando le condizioni per portare successivamente i documenti sottoscritti in conservazione digitale a norma.

L’obiettivo era quindi costruire un modello capace di governare in maniera più strutturata l’intero patrimonio documentale HR, riducendo il rischio di perdita delle informazioni e garantendo una gestione più sicura e controllata dei dati lungo tutto il loro ciclo di vita.

Per rispondere a queste esigenze, il Gruppo ha scelto le soluzioni Havant per costruire un ecosistema integrato dedicato alla gestione della documentazione HR, intervenendo sia sul patrimonio documentale esistente sia sui nuovi processi di sottoscrizione.

Attraverso EasyDocsweb è stato gestito il recupero dello storico documentale, trasformando la documentazione pregressa in un patrimonio digitale organizzato e fruibile. L’attività non si è limitata alla scansione: i documenti sono stati classificati in modo da poter essere successivamente ricercati, consultati e gestiti secondo criteri coerenti con le esigenze dell’area HR.

Alla componente documentale è stato affiancato AgileSign per digitalizzare i processi di firma elettronica. La soluzione permette di coinvolgere sia gli utenti interni sia i candidati, eliminando la necessità di ricorrere a processi di sottoscrizione separati e consentendo di gestire digitalmente la documentazione lungo le diverse fasi del processo HR.

Una volta firmati digitalmente, i documenti possono essere mandati in conservazione digitale a norma, completando così un processo che parte dalla corretta gestione del documento e arriva fino alla sottoscrizione e alla sua conservazione nel tempo.

Il progetto ha permesso quindi di mettere in relazione digitalizzazione, classificazione documentale, firma elettronica e conservazione, creando un modello più strutturato per governare un patrimonio informativo particolarmente delicato e strategico per l’organizzazione.

Il progetto consente al Gruppo di passare da una gestione documentale HR caratterizzata da grandi volumi e da un’elevata complessità a un modello più digitale, strutturato e controllato.

La digitalizzazione e la classificazione della documentazione permettono di trasformare lo storico HR in un patrimonio informativo organizzato, facilitando la ricerca e la fruizione dei documenti e riducendo il rischio di perdita o dispersione delle informazioni.

La gestione degli accessi e la corretta organizzazione documentale assumono un valore particolarmente importante considerando la natura sensibile dei dati HR e le dimensioni dell’organizzazione, consentendo una gestione più coerente con i differenti livelli di autorizzazione.

Con AgileSign, inoltre, la firma elettronica entra direttamente nei processi HR e permette di coinvolgere dipendenti e candidati attraverso modalità completamente digitali. La successiva conservazione a norma completa il ciclo di vita della documentazione sottoscritta.

Il risultato è un ecosistema documentale HR più sicuro, accessibile e governabile, capace di supportare un’organizzazione di circa 5.000 persone e una rete commerciale estremamente articolata, riducendo le attività manuali e creando una base digitale comune per la gestione della documentazione delle Risorse Umane.