Trasformare il Procurement di un grande gruppo internazionale del retail

Uno dei principali gruppi europei attivi nei settori retail, real estate e franchising, con una presenza consolidata a livello internazionale e un portafoglio di marchi tra i più riconosciuti sul mercato, ha avviato un percorso di evoluzione dei propri processi di Procurement con l’obiettivo di renderli più digitali, strutturati e governabili.

La gestione dei contratti e dei processi documentali legati agli acquisti coinvolgeva numerose funzioni aziendali e richiedeva il coordinamento di attività distribuite tra documenti, e-mail e sistemi differenti. L’organizzazione aveva quindi l’esigenza di introdurre un modello capace di centralizzare la documentazione, standardizzare i flussi approvativi e migliorare il controllo sull’intero ciclo di vita contrattuale.

La strategia progettuale è stata definita secondo un approccio graduale: avviare un primo progetto ad alto valore operativo, costruendo una piattaforma destinata ad evolvere progressivamente fino a coprire l’intero processo di Procurement e a integrarsi con gli altri sistemi aziendali.

Per accompagnare questo percorso di trasformazione, Havant ha implementato Docsweb Digital Procurement, la piattaforma progettata per digitalizzare e governare i principali processi dell’area Acquisti, dalla gestione dei contratti fino al ciclo degli ordini di acquisto.

La soluzione introduce un ambiente unico nel quale documenti, workflow e informazioni vengono gestiti in modo centralizzato, eliminando attività manuali e flussi distribuiti tra e-mail, file e applicazioni differenti.

I contratti vengono archiviati all’interno di un repository documentale strutturato, corredati delle informazioni necessarie per la ricerca, la consultazione, il monitoraggio delle scadenze e la gestione dell’intero ciclo di vita documentale. Parallelamente, la piattaforma digitalizza il processo di gestione degli ordini di acquisto, supportando la raccolta delle informazioni, i workflow approvativi, la tracciabilità delle attività e il coordinamento tra le diverse funzioni coinvolte nel Procurement.

L’integrazione con la piattaforma di firma elettronica consente di completare digitalmente il processo autorizzativo, mentre l’architettura della soluzione è stata progettata per evolvere progressivamente verso l’integrazione con SAP, la gestione del fascicolo fornitore, la qualifica e l’onboarding dei fornitori e la digitalizzazione dell’intero ciclo passivo aziendale.

L’introduzione di Docsweb ha consentito al Gruppo di avviare una gestione più strutturata e governata dei processi di Procurement, digitalizzando sia il ciclo di vita dei contratti sia la gestione degli ordini di acquisto all’interno di un’unica piattaforma.

La centralizzazione dei documenti, l’automazione dei workflow approvativi e la digitalizzazione delle firme hanno migliorato la collaborazione tra le funzioni coinvolte, aumentando la tracciabilità delle attività, il controllo sulle approvazioni e la gestione delle scadenze.

La piattaforma rappresenta oggi la base sulla quale costruire la progressiva evoluzione del Procurement aziendale, consentendo di estendere il modello ai processi di qualifica dei fornitori, all’integrazione con i sistemi ERP, alla gestione del fascicolo fornitore e, più in generale, alla completa digitalizzazione del ciclo degli acquisti.