Qualifica digitale per 2.000 fornitori nelle telecomunicazioni

Una delle principali società italiane specializzate nella gestione di infrastrutture per le telecomunicazioni e la diffusione dei segnali radio e televisivi opera attraverso una rete di migliaia di fornitori coinvolti in attività di installazione, manutenzione e gestione degli impianti distribuiti sull’intero territorio nazionale.

In un contesto caratterizzato da elevati requisiti di compliance, sicurezza e continuità operativa, l’azienda aveva l’esigenza di evolvere il processo di qualifica dei fornitori, rendendolo più strutturato, collaborativo e completamente digitale.

L’obiettivo era superare un modello composto da strumenti eterogenei e attività manuali, standardizzando il processo di raccolta, verifica e aggiornamento della documentazione dei fornitori, migliorando la collaborazione con l’Ufficio Acquisti e garantendo una perfetta integrazione con il sistema ERP aziendale.

Particolare attenzione era rivolta anche alla gestione del ciclo di vita della qualifica, affinché la piattaforma fosse in grado di monitorare automaticamente le scadenze documentali, coinvolgere i fornitori nelle attività di aggiornamento e mantenere costantemente allineate le informazioni utilizzate dai processi di acquisto.

Per supportare questo percorso di trasformazione, Havant ha implementato Docsweb Digital Procurement, la soluzione dedicata alla gestione dei processi degli acquisti e della qualifica fornitori.

La piattaforma è stata progettata per gestire l’intero ciclo di vita della qualifica, partendo dall’importazione delle anagrafiche provenienti dal sistema SAP, che comprende circa 2.000 fornitori, fino alla gestione centralizzata dei fascicoli documentali e dei processi di verifica e approvazione.

Per ogni fornitore viene creato un Fascicolo Digitale, nel quale sono raccolti tutti i documenti amministrativi, tecnici e di compliance, organizzati in funzione della categoria merceologica, della tipologia di fornitore e delle specifiche esigenze operative. Il sistema mantiene lo storico documentale, gestisce le revisioni e controlla automaticamente le scadenze, attivando notifiche e alert per garantire il costante aggiornamento delle informazioni.

La piattaforma introduce un processo strutturato di qualifica articolato su più livelli. Oltre alla qualifica documentale di base, è possibile gestire verifiche specialistiche per specifiche categorie merceologiche e, nelle fasi successive del progetto, qualificare anche personale, mezzi e attrezzature associati a specifici contratti o cantieri, assicurando che tutte le risorse impiegate soddisfino i requisiti richiesti.

Uno degli elementi distintivi della soluzione è il coinvolgimento diretto dei fornitori attraverso un Portale Fornitori e strumenti di comunicazione digitale basati su tecnologie push. I fornitori possono caricare documenti, aggiornare informazioni e rispondere alle richieste direttamente dal portale oppure attraverso e-mail interattive, semplificando le attività operative e riducendo sensibilmente i tempi di gestione.

L’integrazione con SAP garantisce infine la sincronizzazione continua delle informazioni anagrafiche e degli stati di qualifica, assicurando che i processi di acquisto operino sempre su dati aggiornati e affidabili.

Grazie all’introduzione di Docsweb Digital Procurement, l’azienda ha trasformato la gestione della qualifica fornitori, passando da un processo frammentato a un modello completamente digitale, centralizzato e governato attraverso workflow strutturati.

La standardizzazione delle procedure ha migliorato la qualità delle informazioni disponibili, ridotto le attività manuali e aumentato la collaborazione tra Ufficio Acquisti, funzioni aziendali e fornitori.

La disponibilità di un fascicolo digitale per ciascun fornitore, unita alla gestione automatica delle scadenze e dei processi di riqualifica, consente oggi di mantenere costantemente aggiornato il patrimonio documentale, riducendo il rischio di utilizzare fornitori con documentazione incompleta o non conforme.

L’integrazione con il sistema ERP ha inoltre eliminato duplicazioni informative e garantito la coerenza dei dati lungo l’intero processo di procurement, migliorando il controllo operativo e supportando decisioni più rapide e consapevoli.

Grazie al coinvolgimento digitale dei fornitori attraverso portale e comunicazioni push, il processo di qualifica è oggi più semplice, veloce e collaborativo, contribuendo ad aumentare l’efficienza della Supply Chain e a rafforzare il presidio della compliance lungo tutta la filiera.